2.4. Theo dõi chính chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm KH, hàng hóa dịch vụ
Cùng với sự phát triển của ngành du lịch, dịch vụ thì hệ thống khách sạn, nhà hàng cũng ngày càng được mở rộng và phát triển không ngừng. Nhu cầu về nhân sự kế toán nhà hàng, khách sạn vì thế cũng trở nên sôi động và mang lại nhiều cơ hội việc làm cho những người theo nghề. Tuy nhiên, đằng sau những thuận lợi, kế toán ở ngành hàng này cũng gặp không ít những khó khăn và thử thách.
Bạn đang xem: Kế toán khách sạn là gì
1. Đặc trưng của nghề kế toán khách sạn và nhà hàng
Kế toán khách sạn, nhà nghỉ
Trước tiên, cần phân biệt kế toán khách sạn, nhà nghỉ và kế toán nhà hàng có sự tương đồng và khác nhau như thế nào. Kế toán khách sạn, nhà nghỉ là lĩnh vực không phức tạp như kế toán nhà hàng, tuy nhiên lại là sự tích hợp của ba loại hình doanh nghiệp: Kế toán sản xuất, kế toán doanh nghiệp và kế toán dịch vụ. Do vậy kế toán khách sạn, nhà nghỉ cần nắm vững các kiến thức cần có như:
+ Hóa đơn mua vào đơn thuần là chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí tiếp khách, chi phí tiền điện thoại, văn phòng phẩm, internet…
+ Hóa đơn bán ra chính là việc ghi nhận doanh thu của dịch vụ
+ Với kế toán khách sạn, nhà nghỉ thì việc theo dõi và phân bổ CCDC đóng vai trò rất quan trọng bởi khách sạn mới thành lập thường có rất nhiều công cụ dụng cụ cần phân bổ để tính chi phí
+ Theo dõi và tính khấu hao TSCĐ
Kế toán nhà hàng
Hiện nay các nhà hàng ngày càng được mở rộng cả về quy mô lẫn số lượng. Chính vì vậy nhu cầu về nhân sự kế toán trong lĩnh vực này ngày càng gia tăng. Tuy nhiên làm kế toán nhà hàng sẽ phức tạp hơn so với kế toán khách sạn, nhà nghỉ. Để làm tốt kế toán nhà hàng, kế toán cần nắm rõ các vấn đề:
+ Xác định rõ nhà hàng chuyên cung cấp món ăn gì để xây dựng định mức chi tiết nguyên vật liệu chính của một số món ăn nhà hàng đó
+ Khi xuất hóa đơn phải kèm theo bảng kê chi tiết từng món ăn, xây dựng giá thành của các món ăn
+ Quản lý các chi phí chung như điện nước, gas, kết chuyển chi phí và lập báo cáo tài chính…
2. Những khó khăn kế toán nhà hàng – khách sạn đang phải đối mặt
2.1. Thiết lập định lượng món ăn, tổng hợp phân bổ chi phí (Nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, nguyên vật liệu)
Việc thiết lập định lượng món ăn, tổng hợp phân bổ chi phí đóng một vai trò quan trọng trong quá trình vận hành của nhà hàng, khách sạn. Nếu một nhà hàng, khách sạn không thiết lập được định lượng món ăn thì không thể kiểm soát được chi phí liên quan đến bộ phận bếp. Trường hợp nếu đã có định lượng cho từng món ăn rồi mà kế toán không phân tích được lãi lỗ, xác định giá bán phù hợp thì doanh thu của nhà hàng sẽ không thể bù đắp được các chi phí hoạt động như tiền lương, khấu hao, điện nước…
Để quen với việc định lượng các món ăn, kế toán cần tập thói quen đo lường mọi thứ. Ví dụ các loại thịt, cá… cần được cân đo theo số kg còn một số thực phẩm khác như phô mai nghiền, khoai tây nghiền có thể đong bằng tách, ly…
Việc thiết lập định lượng món ăn khiến kế toán thường mất nhiều thời gian và dễ gặp phải sai lệch trong quá trình xây dựng giá thành theo món ăn. Do vậy kế toán cần có một công cụ tự động cho phép khai báo định mức nguyên vật liệu sản xuất cho từng thành phẩm và tự động phân bổ chi phí nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời doanh thu và tiết kiệm chi phí.
2.2. Quản lý tình hình nhập xuất tồn kho tại nhà hàng, khách sạn
Kế toán tại các nhà hàng, khách sạn cần thực hiện tốt công tác quản lý tình hình nhập, xuất tồn kho hiệu quả, có thể kể đến các công việc như:
Lập danh mục kho hàng quản lý thuận tiện nhất cho hoạt động của khách sạn/ resort. Ví dụ:+ Xây dựng kho tổng là kho hàng hóa chuyển bán (hàng nhập vào – xuất ra) cho hoạt động của khách sạn, nhà nghỉ
+ Kho buồng phòng (chứa các mặt hàng dùng cho từng phòng như chăn, ga, gối, khăn tắm, bàn chải đánh răng…)
+ Kho minibar (chứa các mặt hàng bán trong minibar)
+ Kho nhà hàng (Các mặt hàng chuyển bán cho bộ phận nhà hàng)
+ Kho tài sản nhà hàng (Bàn, ghế, bát đũa…)
+ Kho bếp (các mặt hàng về nguyên vật liệu dùng để pha chế)….
Thiết lập loại hàng hóa như nước ngọt, bia, hải sản, rau, thịtThiết lập danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết lập mã hàng hóa theo quy tắc dễ quản lý nhất. Ví dụ như RAU 0001, RAU 0002…Thực hiện công tác luân chuyển hàng hóa từ kho tổng khách sạn, nhà hàng tới các kho phụ hoặc giữa các kho với nhau
Nhân viên kiểm tra lại kho hàng, số lượng hàng bán trên hệ thống.(Báo cáo chi tiết xuật/nhập hàng hóa cuối ca) sau khi nhân viên hết thời gian làm việc theo ca.Tính khối lượng giá trị tồn kho về cả số lượng và giá trị hàng tồn kho.
Ngoài ra, kế toán cần nắm vững các loại giấy tờ cần biết trong quá trình quản lý nhập/xuất tồn kho của doanh nghiệp:
Phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi nếu hóa đơn > 20.000.000đHóa đơn GTGT hoặc thông thường
Hợp đồng, thanh lý (nếu có)Phiếu nhập kho
Phiếu giao hàng (nếu có)Giấy đề nghị thanh toán (nếu có)Bảng đối chiếu công nợ nếu mua nợ thanh toán theo từng đợt.
Để giảm thiểu những khó khăn trong công tác quản lý kho, các nhà hàng khách sạn cần có công cụ tự động giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Công cụ tự động cho phép người dùng thiết lập, theo dõi nhập/xuất tồn của từng kho đồ uống, thực phẩm…đồng thời cung cấp đầy đủ báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết vật tư hàng hóa của từng nhà hàng, khách sạn
2.3. Quản lý CCDC xuất dùng cho khách sạn, nhà hàng
Quản lý CCDC xuất dùng được coi là công việc vô cùng quan trọng đối với các khách sạn, nhà hàng đặc biệt là thời điểm vừa mới thành lập, khai trương. Kế toán cần thực hiện các công việc như:
+ Theo dõi và quản lý số lượng tài sản, công cụ mua về
+ Thực hiện thanh toán đối với các nhà cung cấp
+ Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.
+ Kết hợp phòng nhân sự để đánh giá số liệu công cụ hư hỏng hàng tháng và trừ vào quỹ phí dịch vụ.
+ Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí .
+ Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.
+ Theo dõi hoạt động xây dựng cơ bản.
Với những công việc đòi hỏi nhiều công sức và thời gian như quản lý CCDC tại các nhà hàng, khách sạn thì việc sử dụng một phần mềm chuyên dụng hỗ trợ kế toán khai báo và ghi tăng công cụ dụng cụ thống kê, cung cấp báo cáo sổ theo dõi sẽ giúp kế toán hạn chế các sai sót trong quá trình thực hiện.
2.4. Theo dõi chính chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm KH, hàng hóa dịch vụ
Giá thành món ăn tại các nhà hàngGiá thành của món ăn được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố như nguyên vật liệu chế biến theo định lượng, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung… Kế toán nhà hàng phải có trách nhiệm tập hợp chi phí từng món ăn, bao gồm cả nguyên liệu chính và các nguyên vật liệu phụ. Sau khi tính được giá thành của từng món ăn thì kế toán đưa vào bảng kê chi tiết đi kèm trước để phục vụ cho việc xuất hóa đơn tiếp khách, ăn uống
Giá thành khách sạn – nhà nghỉHiện chưa có công thức cụ thể để tính toán chính xác giá phòng nhưng đa phần hiện nay các khách sạn đang áp dụng các phương pháp:
+ Theo cảm tính thị trường: Thường các nhà quản lý, chủ khách sạn sẽ dựa vào quy mô và giá của các khách sạn cùng cấp để đưa ra mức giá riêng. Tuy nhiên với phương pháp này doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí và chịu ảnh hưởng, tác động nhiều từ thị trường.
+ Quy luật ngón tay cái: Đây là cách tính dựa trên chi phí đầu tư và giá phòng bình quân. Ví dụ, khi một khách sạn được xây dựng thì cần thiết tính 1 đồng giá phòng trên mỗi 1000 đồng chi phí đầu tư xây dựng và nội thất với giả định khách sạn đưa vào kinh doanh đạt công suất 70%
Để hỗ trợ kế toán trong công tác tính giá thành của từng món ăn hay từng phòng, dịch vụ khách sạn, kế toán cần có công cụ hỗ trợ tính giá thành theo từng khoản mục chi phí và tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác
3. Giải pháp giúp kế toán nhà hàng – khách sạn tiết kiệm thời gian công sức làm kế toán
Hiện nay nhiều doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nhà hàng khách sạn đang quản lý doanh thu, chi phí, lãi lỗ bằng công cụ quản lý truyền thống. Với phương pháp này doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí tuy nhiên người quản lý phải tự tạo lập các biểu mẫu, báo cáo nên thường xảy ra các sai sót trong công tác quản lý nhập/xuất tồn kho hay CCDC xuất dùng.
Với sự hỗ trợ của công cụ tự động, chủ doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cao hơn rất nhiều so với phương pháp đầu tiên. Có thể kể đến những tiện ích như:
Khai báo định mức nguyên vật liệu sản xuất cho từng thành phẩm, phần mềm tự động tập hợp chi phí và phân bổ giúp DN nắm bắt kịp thời số liệu và tiết kiệm thời gian chi phí
Thiết lập, theo dõi nhập xuất tồn của từng kho đồ uống, thực phẩm cung cấp báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết vật tư hàng hóa giúp DN
Khai báo ghi tăng công cụ dụng cụ thống kê từng phòng sử dụng cung cấp báo cáo sổ theo dõi công cụ dụng cụ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo chính xác
Lên bảng giá thành chi tiết từng khoản mục chi phí
Quản lý chi tiết hạn sử dụng từng mã hàng hóa đồng thời cung cấp tồn kho theo hạn sử dụng để khi xuất hàng kế toán có thể lựa chọn phù hợp
Cung cấp báo cáo chi tiết các khoản mục doanh thu chưa thực hiện và bổ sung nhắc việc ngày trên phần mềm để nhân viên chủ động gửi mail cho khách hàng.
Xem thêm: Tuyển dụng 189 việc làm kế toán thuế hà nội, học kế toán thuế ở đâu tốt nhất hà nội
Thiết lập chính sách giá bán, chính sách chiết khấu theo từng khách hàng, hàng hóa dịch vụ và tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác
Anh/chị kế toán quan tâm có thể tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý hàng hóa hiệu quả với phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 cho doanh nghiệp lĩnh vực nhà hàng, khách sạn tại link dưới đây:
Hiện nay các hoạt động kinh doanh dịch vụ trở nên gia tăng, nhất là các loại hình kinh doanh về nhà hàng và khách sạn. Chính vì thế mà nhu cầu tuyển dụng các kế toán viên và yêu cầu kế toán thuộc lĩnh vực này cũng vô cùng đa dạng. Sau đây Nghề tự do chia sẻ một số công việc củaviệc làm kế toán khách sạn nhà hàng:
Nhà hàng là một mô hình mà hiện nay các doanh nghiệp mở ra kinh doanh nhiều. Tuy nhiên làm kế toán nhà hàng không đơn giản như làm kế toán khách sạn, nhà nghỉ. Nếu bạn muốn làm tốt công việc kế toán ở nhà hàng cần lưu ý một số vấn đề như sau:
+ Xác định được nhà hàng đó chuyên cung cấp các món ăn gì? vì mỗi một nhà hàng kinh doanh một số món ăn riêng biệt của họ. Để từ đó kế toán mới xây dựng được định mức nguyên vật liệu chính của một số món ăn của nhà hàng đó.
+ Các chi phí chung như chi phí điện nước, Gas cần được phân bổ chung.
+ Khi xuất hóa đơn luôn phải có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn vậy cần phải xây dựng được giá thành của các món ăn để khi xuất hóa đơn làm thế nào cho lợi nhuận phù hợp.
+ Xây dựng bảng lương theo ca vì thông thường tại nhà hàng nhân viên thường làm theo ca như vậy nó sẽ hợp lý hơn và thực tế hơn.
+ Từ việc tập hợp được chi phí trên tính và kết chuyển chi phí và lập báo cáo tài chính
Cách hạch toán chi phí trong kế toán khách sạn
Ngành nghề kinh doanh khách sạn khá phổ biến và rất hay gặp trong thực tế, vì thế, kế toán khách sạn tưởng chừng đơn giản nhưng các bạn làm kế toán lại rất hay gặp và mỗi người sẽ có các cách hạch toán chi phí khác nhau tùy theo năng lực và kinh nghiệm mỗi người.
Đặc trưng chung của nghề kế toán khách sạn
Nếu bạn lànhân viên kế toán giá thànhtrong nhà hàng khách sạn,bạn cần phải kết hợp với bếp, bộ phận phục vụ để xác định được mức nguyên vật liệu cho các món ăn và dịch vụ được phục vụ tại nhà hàng khách sạn, cộng với các chi phí khác như tiền gas, tiền điện nước, nhân công … Từ đó là xác định được giá thành của từng món ăn, từng dịch vụ mà nhà hàng khách sạn cung cấp cho khách hàng.
Nếu bạn lànhân viên kế toán phải thu, bạn phải hiểu đối tượng công nợ của nhà hàng khách sạn chủ yếu là các công ty du lịch lữ hành. Bạn cần phải kết hợp với nhân viên kinh doanh để xây dựng quy trình thu hồi công nợ hợp lý cho doanh nghiệp.
Nếu bạn là nhân viên kế toán thuế thì bạn yên tâm mọi quy trình sẽ tương tự như các doanh nghiệp khác.
Còn nếu bạn là kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng thì ngoài chuyên môn nghiệp vụ vững vàng bạn còn phải hiểu sâu về lĩnh vực kinh doanh nhà hàng khách sạn. Từ đó mới có thể tư vấn cho giám đốc hoặc chủ đầu tư những kế hoạch chi phí, tài chính phù hợp.
Công việc hàng ngày của kế toán nhà hàng khách sạn
Trở thành kế toán nhà hàng khách sạn thì bạn phải biết rõ những dịch vụ của nhà hàng khách sạn dành cho khách hàng bao gồm các khoản thu, chi và nghỉ của khách.
Nhân viên kế toán nhà hàng khách sạn
sẽ nhận các chứng từ nhập, xuất từ bộ phận kho, mua hàng để thống kế.Tuy nhiên một số nhà hàng khách sạn nhỏ thì nguồn nguyên liệu đa phần mua của hộ kinh doanh cá thể hoặc nông dân nên lập bảng kê mua mà không cần hóa đơn.
Nhân viên kế toán nhà hàng khách sạn
có thể cân đối thực phẩm đầu vào cho nhà hàng khách sạn dựa vào hóa đơn món ăn. Nhân viên kế toán nhà hàng sẽ đảm nhận công việc tính giá cho từng món ăn của nhà hàng khách sạn rồi lên giá vốn cho từng hóa đơn. Kế toán sẽ nhận các báo giá và theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp nguồn nguyên liệu. Hàng ngày thì nhân viên kế toán cũng cần xem xét số lượng xuất hàng so với định mức tồn kho quy định.
Công việc cuối tháng, quý của nhân viên kế toán nhà hàng khách sạn
Hàng thángcông việc của nhân viên kế toán nhà hàng khách sạn đó là kết hợp cùng thủ kho, bếp trưởng để kiểm kê số lượng hàng hóa tồn trong kho để báo cáo Giám đốc nhà hàng. Công việc tiếp theo đó là hạch toán khấu hao tài sản cố đinh, phân bố công cụ dụng cụ rồi chi phí dài hạn và ngắn hạn hàng tháng, xây dựng bảng lương cho nhân viên hàng tháng, kiểm kê tài sản, máy móc, công cụ thực tế hàng tháng, lên báo cáo nhập xuất hay tồn đọng của thực phẩm, nguyên vật liệu cả tháng, quý.
Nhân viên kế toán nhà hàng khách sạn cũng phải làm báo cáo tình hình tài chính, lãi lỗ cho Giám đốc rồi kê khai thuế GTGT, TNCN theo tháng theo quý, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn,…
Công việc nhân viênkế toán nhà hàng khách sạn có những đặc thù riêng nên bạn cần có kỹ năng chuyên nghiệp để có thể hoàn thành công việc tốt nhất. Chúc bạn thành công!
Để biết thêm nhiều bài viết hữu ích hơn nữa thì bạn có thể tham khảo tại nghề tự do nhé!
