Rà soát sổ sách kế toán, báo cáo tài chính là một công việc vô cùng quan trọng trước các kỳ thanh tra của cơ quan Thuế. Tuy nhiên công việc này cũng khá khó khăn với những doanh nghiệp mới hoặc chuyên viên kế toán thiếu kinh nghiệm. Để tránh xảy ra những sai sót không đáng có thì dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của kế toán Thành Khang ra đời để giải quyết vấn đề này. Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về dịch vụ này trong bài viết dưới đây.
Bạn đang xem: Cách rà soát số liệu kế toán
1. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ rà soát sổ sách kế toán?
Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán giúp doanh nghiệp kiểm tra và tổng hợp lại toàn bộ các chứng từ, giấy tờ của kế toán một cách có hệ thống nhằm giảm thiểu các sai sót trong việc ghi chép, sử dụng số liệu tài chính của doanh nghiệp.
Việc thực hiện rà soát lại sổ sách kế toán giúp doanh nghiệp tránh được các thiệt hại về tài chính do các khoản phạt khi áp dụng sai hệ thống chuẩn mực kế toán hay bị truy thuế,…
2. Những dấu hiệu bất thường mà doanh nghiệp nên thực hiện rà soát sổ sách kế toán
Có 3 dấu hiệu bất thường mà cơ quan thuế hay để ý, doanh nghiệp cần thực hiện rà soát đó là:
Dấu hiệu bất thường trên báo cáo tài chính
VAT âm liên tục, hàng tồn kho tăng mà lượng nhập cũng tăngDoanh thu nhỏ hơn giá vốn, lợi nhuận gộp âm
Lãi gộp các năm biến động bất thường
Tài khoản 131 dư Có liên tục qua các năm
Các chỉ tiêu doanh thu, lương, thanh toán tiền hàng không khớp báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Doanh thu và thu nhập khác chênh lệch nhiều so với tờ khai thuế giá trị gia tăng
Phát sinh bên Nợ TK334 không khớp với tờ khai quyết toán thuế TNCN
Các dấu hiệu này thường bị cơ quan thuế để ý và yêu cầu giải trình
Chi phí không hợp lệ trên báo cáo tài chính
Chi phí đi vay trong khi quỹ tiền mặt dư lớnChi phí thuê nhà, thuê xe không đủ hồ sơ
Tiền lương nhân công sai quy định
Chi phí khấu hao không đủ điều kiện và các khoản chi phí khác.Trích trước chi phí, dự phòng để đẩy chi phí
Kê khai sai thuế giá trị gia tăng
Không phân bổ VAT dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế (cơ quan thuế tính lại tỷ lệ, truy thu rất lớn)Không xuất hoá đơn đầu ra đối với quà tặngKhông biết lập tờ khai bổ sung dẫn tới bị từ chối tờ khai.
Để khắc phục được tình trạng này doanh nghiệp cần nhận diện được các nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên, cụ thể:
Hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp không được sắp xếp một cách có tổ chức, không được kiểm soát các chứng từ quan trọng.Thiếu tính nhất quán giữa các kỳ kế toán với nhau dẫn đến việc hạch toán, định khoản và sử dụng chứng từ trở nên phức tạp.Việc thay đổi nhân sự tại bộ phận kế toán diễn ra khá nhiều, vì vậy dẫn đến trình trạng chuyển giao công việc cũng gặp phải những sai sót.Sự thiếu kinh nghiệm của nhân viên kế toán cũng là một trong số nguyên nhân dẫn đến các sai sót không đáng có.Từ những nguyên nhân trên dẫn đến việc doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm soát tốt đối với các chứng từ để phòng ngừa các rủi ro.
3. Nội dung cơ bản của dịch vụ rà soát sổ sách kế toán do TKC cung cấp
Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;Kiểm tra cách hạch toán các nghiệp vụ phát sinh;Kiểm tra các khoản chi phí hợp lý và không hợp lý;Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế GTGT hàng tháng/quý;Tư vấn, xử lý các tình huống tồn đọng của chứng từ: như mất chứng từ, chứng từ không hợp lệ…Tư vấn, xử lý các chi phí chưa hợp lý của doanh nghiệp;Tư vấn, xử lý các vấn đề sai sót liên quan đến quy định về thuế;Nhập lại dữ liệu kế toán trong các năm, thực hiện điều chỉnh hạch toán, phân bổ hạch toán theo đúng chuẩn mực;Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế của doanh nghiệp khi có sai lệch;In ấn và thiết lập toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo thuế của doanh nghiệp theo đúng quy định.Điều chỉnh, bổ sung các sai sót chưa phù hợp với quy định của chính sách thuế và kế toán;Thiết lập lại sổ sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế và kế toán;4. Lợi ích mà dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của TKC mang lại
Thông qua việc rà soát, chúng tôi sẽ tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp bổ sung hoàn thiện lại hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán và các hồ sơ thuế liên quan.Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được các chi phí thiệt hại đến từ việc tổ chức sai hệ thống sổ sách và tận dụng các khoản chi phí đó để phát triển các hoạt động kinh doanh.Giúp doanh nghiệp rà soát hồ sơ thuế GTGT: Thực hiện kiểm tra để phát hiện các chứng từ kê khai trên tờ khai thuế, hướng dẫn doanh nghiệp điều chỉnh.Giúp doanh nghiệp rà soát hồ sơ thuế TNDN: Kiểm tra các nghiệp vụ liên quan đến thuế TNDN theo quý, năm để phát hiện các sai sót và điều chỉnh.Rà soát kiểm tra báo cáo tài chính của doanh nghiệp: Kiểm tra độ hợp lý và trung thực của các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính so với các chứng từ có liên quan nhằm hoàn thiện và điều chỉnh lại theo các quy định của nhà nước.Bên cạnh dịch vụ rà soát sổ sách kế toán, TKC còn cung cấp nhiều dịch vụ về kế toán - thuế, thành lập - giải thể doanh nghiệp, bảo hiểm xã hội... Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn và hỗ trợ hãy gọi ngay cho chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng.
Kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán cần thực hiện theo quy trình nào, có những lưu ý gì khi kiểm tra số sách kế toán. Các bạn tham khảo bài viết hướng dẫn chi tiết do kế toán trưởng tại trung tâm Lê Ánh trình bày chi tiết tại đây nhé.
1. Quy trình kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết được thực hiện và phân loại theo mục đích làm sổ sách kế toán
Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái).Rà soát lại toàn bộ nghiệp vụ phát sinh dựa trên định khoản hóa đơn đầu vào- đầu ra của số sách kế toán.Đối chiếu công nợ khách hàng theo từng tháng, quý, nămRà xoát toàn bộ các khoản phí phải trả
Hoàn thiện và kiểm tra dữ liệu nhập khai báo thuế hải quan trên hóa đơn đàu vào, đầu ra, kê khai thuế.Kiểm tra xem đầu vào và đầu ra hóa đơn có cân đối không
Các mục định khoản và khoản phải thu, phí phải trả có hợp lý không
Rà soát lại các bảng lương xem có đây đủ số liệu với số cái TK334 và trên bảng lương có khớp không.Rà soát lại các khoản phải thu và phải trả xem đã đúng chưa.
2. Các hình thức kiểm tra, đối chiếu số sách kế toán chi tiết
Hình thức làm kiểm tra trên sổ nhật ký chung:
– Kế toán phải kiềm tra và rà soát lại những định khoản xem nghiệp vụ “Nợ Có” đúng không.
– Xem lại số tiền chuyển vào mỗi tháng đúng chưa, dựa trên số phát sinh ở nhật ký chung = Tổng các phát sinh trên bảng cân đối tài khoản.
Kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán trên bảng cân đối tài khoản
Hạch toán kiểm tra tổn dư nợ đầu kỳ = Tổng số dư có ở đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước khi kết chuyển
– Tính tổng phát sinh nợ trong kỳ = Tổng phát sinh có ở trong kỳ = Tổng phát sinh trên nhật ký chung.
– Tính tổng dư nợ cuối kỳ = Tổng dư có tại cuối kỳ
Nguyên tắc kiểm tra: Tổng phát sinh bên nợ = Tổng phát sinh bên có
Kiểm tra tài khoản 1111 tiền mặt
– Số dư nợ đầu kỳ tại số cái của TK TK 1111 = Dựa trên số dư nợ đầu kỳ của TK 1111 được tính trên bảng cân đôi TK phát sinh = Tổng số dư nợ đầu kỳ ký quỹ tiền mặt.
– Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Phát sinh Nợ Có TK 1111 tính bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt.
– Số nghiệp vụ dư nợ cuồi kỳ của sổ cái TK1111 = Số dư nợ TK1111 cuối kỳ tính trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
Cách kiểm tra tài khoản TK 112 tiền gửi ngân hàng
– Kiểm tra số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 có trên bảng tính cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ của Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ trên số phụ ngân hàng hoặc sao kê.
– Kiểm tra lại số phát sinh nợ hoặc có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Và số phát sinh nợ tiền gửi ngân hàng hoặc tiến hành sao kê = Số tiền phát sinh đã rút – số đã nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
– Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê.
Hướng dẫn kiểm tra tài khoản TK 131
- Kiểm tra số cái TK 131 – Nhận Ký bán hàng – Tính trên bảng công nợ phải thu khách hàng – Công nợ phải thu khách hàng trong từng đói tượng – Số liệu tại cột TK 130, 310 của Bảng cân đối kế toán.
Kiểm tra chi tiết tài khoản 142, 242, 214
– Kiểm tra lại số tiền phân bổ hàng tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ xem có khớp với số tiên đã phân bổ trên sổ cái TK142, 242, 214.
Kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán tài khoản TK 331
– Hạch toán và kiểm tra số cái TK331 – Nhận Ký mua hàng – Bảng tổng hợp nợ phải trả – Chi tiết nợ phải trả với từng đối tượng cụ thể – Số liệu được tính ở cột mã TK130, 310 Trên bảng cân đối tài khoản kế toán.
Mẹo kiểm tra đối chiếu tài khoản TK 334
– Kiểm tra đối chiếu số dư nợ đầu kỳ của sổ cái TK334 = Số dư nợ đầu kỳ của số cái trên TK334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 ở bảng cân đối phát sinh.
– Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca).
– Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng phát sinh tiền đã thanh toán + Các khoản giảm trừ về tiền bảo hiểm + số tiền tạm ứng.
– Tổng số phát sinh dư có cuối kỳ = Tổng số dư ở bảng cân đối phát sinh tài khoản…
3. Các cách kiểm tra và đối chiếu sổ sách kế toán
Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toánKiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế.Kiểm tra đầu vào cân đối tài khoản
Định khoản các khoản phải thu và phải trả đinh khoản tài khỏa có đúng không Kiểm tra lại số liệu TK 334 được tính trên bảng lương xem có khớp không, có hồ sơ đầy đủ không.
Cách kiểm tra, đối chiếu số sách kế toán chi tiết
Áp dụng với hình thức sổ Nhật ký chung:
- Rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ – Có đúng chưa.
- Kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản.
Hướng dẫn thanh lý và tính cân đối tài khoản
- Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang.
- Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ.
- Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ.
Tính dựa trên nguyên tắc như sau: Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có
Áp dụng với nhóm TK 1111 tài khoản tính tiền mặt
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt.
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
Hướng dẫn kiểm tra tài khoản với số chi tiết tiền gửi ngân hàng TK 112 tiền gửi ngân hàng
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê.
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê.
Hướng dẫn kiểm tra tài khoản TK 131
- Số Cái TK 131 – Nhận Ký bán hàng – Bảng tổng hợp nợ phải tthu – Chi tiết nợ phải thu cho từng đối tượng – Số liệu trong cột mã số 130, 310 của Bảng cân đối kế toán.
Cách kiểm tra tài khoản tính theo TK 142, TK 242, TK 214
- Hướng dẫn kiểm tra số tiền phân bổ hàng than theo bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xem có khớp không với số tiền trên bảng TK 142, TK 242, TK 214.
Mẹo kiểm tra số sách với TK 331
- Áp dụng đối với sổ cái thuộc nhóm tài khoản theo loại TK 331 – Hướng dẫn nhận ký gửi và mua hàng– Bảng tổng hợp nợ phải trả – Áp dụng với bảng chi tiết tiền nợ phải trả cho từng đối tượng – Số liệu được tính trong cột TK130 và TK310 của Bảng cân đối kế toán.
Hướng dẫn hạch toán tính theo TK 334
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
- Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca).
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng.
- Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.
Trên đây là những cách kiểm tra và đối chiếu sổ sách mới nhất các bạn có thể tham khảo chi tiết.
Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán cao cấp, khóa học kế toán xây dựng, sản xuất, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.
Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khoá học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.
