Giới thiệu EFY Việt Nam Bảo hiểm xã hội điện tử Nghiệp vụ BHXH Luật Lao động Phiếu giao nhận BHXH TPHCM Biểu mẫu hồ sơ Nghiệp vụ tổng hợp Lĩnh vực thu Chế độ Hưu trí Chế độ Ốm đau Chế độ Thai sản Chế độ Tai nạn LĐ - BNN Chế độ Tử tuất Bảo hiểm Thất nghiệp Bảo hiểm Y Tế Hồ sơ Tra cứu kết quả
HƯỚNG DẪN THỦ TỤC BÁO GIẢM BHXH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TRÊN PHẦN MỀM EFY
Hồ sơ báo giảm bhxh thế nào? Đây là vấn đề được rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp quan tâm. Để báo giảm bhxh dành cho người lao động trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử EFY, bạn cần thực hiện các bước dưới đây. Bạn đang xem: Hồ sơ báo giảm nghỉ không lương
Các bước báo giảm BHXH cho NLĐ trên phần mềm EFY
Lưu ý: Các bước báo giảm BHXH dưới đây dành cho nhóm đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
Bước 1: Đơn vịĐăng nhậpvào phần mềm → chọn “Kê Khai”→ “Báo tăng,báo giảm,điều chỉnh đóng BHXH,BHYT,BHTN,BHTNLĐ,BNN”→ ấn “Lập tờ khai”.
Sau khi lập tờ khai thì chuyển sang sheet "D02-LT GIAM" để kê khai hồ sơ báo giảm lao động.
Bước 2: Trong hồ sơ kê khai , đơn vị “tích chọn một hoặc nhiều NLĐ” ở danh sách bên trái→ chọn “giảm lao động ”.
Lưu ý: Nếu thông tin NLĐ chưa có trong danh sách, Đơn vị ấn vào dấu + bên tay trái góc trên cùng để thêm thông tin→ Điền hết thông tin ô dấu sao đỏ → ấn Ghi →Tích tên NLĐ → chọn “giảm lao động”.
Bước 3:Trên lưới kê khai (biểu mẫu D02-LT), Đơn vị điền hết thông tin những ô báo đỏ.
3 thời điểm kê khai, báo giảm BHXH
Thời điểm kê khai, báo giảm BHXH gồm 3 thời gian sau:
TRƯỜNG HỢP1: Đơn vị “báo giảm BHXH trước tháng phát sinh”
Ví dụ với phương án GH (giảm hẳn), KL( Không lương),OF ( Nghỉ ốm)… sẽ không bị truy thu BHYT.
- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ
- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.
- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm BHXH cho lao động nghỉ thai sản, đơn vị ghi rõ vào cột (28) ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/ tháng/ năm(Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh).
-Cột (24.1) tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ
- Cột (24.2) tháng năm kết thúc là tháng muốn báo giảm.
VD: Kỳ kê khai tháng 6/2021 đơn vị muốn báo giảm LĐ trước tháng cho tháng 7/2021 Thì đơn vị điền Cột (24.1) là 07/2021
- Cột (24.2) là 07/2021
Đơn vị chú ý nhập theo hướng dẫn của cán bộ BHXH quận/huyện quản lí đơn vị yêu cầu trên địa bàn Hà Nội và HCM.
Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại” →ấn “Xuất tờ khai” →cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”
TRƯỜNG HỢP2: Đơn vị “báo giảm BHXH đúng tháng phát sinh”
Ví dụ phương án TS (nghỉ Thai sản).
Hãy lưu ý, đối với những Phương án như GH(giảm hẳn), KL(không lương), OF(nghỉ ốm) sẽ phát sinh truy thu BHYT.
Mục I-1: Bảo hiểm y tế:
- Cột (24.1) Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ
- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ
Mục II-1: Lao động:
- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ (là tháng hiện tại kê khai hồ sơ)
- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.
- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm nghỉ thai sản đơn vị ghi rõ vào cột ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/tháng/ năm(Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh).
Lưu ý 2: Riêng các đơn vị thuộc địa bàn Hà Nội và HCMhiện nay hướng dẫn nhập như sau:
Mục I-1: Bảo hiểm y tế:
- Cột (24.1) Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
Mục II-1 Lao Động:
- Cột (24.1) tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ.
- Cột (24.2) tháng năm kết thúc là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.
- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Đơn vị chú ý nhập hồ sơ báo giảm BHXH theo hướng dẫn của cán bộ BHXH quận /huyện quản lí đơn vị yêu cầu trên địa bàn Hà Nội và HCM.
Xem thêm: Cách lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học, gọn gàng, 03 quy định về lưu trữ tài liệu kế toán
Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại” →ấn “Xuất tờ khai” → cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”
TRƯỜNG HỢP3: Đơn vị ‘Báo giảm BHXH Chậm muộn từ 1 tháng trở lên”
Trường hợp này, đơn vị sẽ bị “truy thu BHYT” đến thời điểm hiện tại làm hồ sơ và phát Sinh “bảng kê hồ sơ D01-TS”
Mục I-1: Bảo hiểm y tế:
- Cột (24.1) Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.Mục II-1: Lao động:
- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ
- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm
- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm nghỉ thai sản đơn vị ghi rõ vào cột ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/ tháng/năm(Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh).
Lưu ý 2:Riêng các đơn vị thuộc địa bàn Hà Nội và HCM hiện nay hướng dẫn nhập như sau:
Mục I-1: Bảo hiểm y tế:
- Cột (24.1) Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột (24.2) Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ
Mục II-1 Lao Động:
- Cột (24.1) tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ.
- Cột (24.2) tháng năm kết thúc là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột (25) Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm.
- Cột (27.1) Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột (27.2) Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Bảng kê hồ sơ D01-TS:
Dòng 1:
- Cột (5) Tên loại văn bản:
1, Hồ sơ báo giảm hẳn → kê quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
2, Hồ sơ giảm thai sản, nghỉ ốm → kê Giấy khai sinh/giấy chứng sinh của con (thai sản): Giấy ra viện (Ốm đau)
- Cột (6) Số hiệu văn bản: Số hiệu của loại văn bản kê tại cột (5)
- Cột (7) Ngày ban hành:Ngày ban hành văn bản trên
- Cột (8) Ngày có hiệu lực: Ngày có hiệu lực văn bản trên
- Cột (9) Cơ quan ban hành: Cơ quan ban hành văn bản
- Cột (10) Trích yếu văn bản: là Tên loại văn bản
- Cột (11) Trích lược nội dung cần thẩm định: “Truy giảm Nguyễn Thị B,…. Nghỉ từ tháng….”
Dòng 2:
- Cột (7) Ngày ban hành: Là ngày ban hành bảng lương ( bảng lương tháng báo giảm chậm muộn)
- Cột(8) Ngày văn bản có hiệu lực: Là ngày có hiệu lực bảng lương ( bảng lương tháng báo giảm chậm muộn)
- Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại”→ấn “Xuất tờ khai”→cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”
Trên đây là các bước thực hiện báo giảm BHXH cho người lao động trên phần mềm EFY-e
BHXH và 3 thời điểm làm hồ sơ báo giảm BHXH và các quy định cụ thể. Đơn vị cần lưu ý để thực hiện đúng và đủ các bước theo quy định.
Đơn vị cần hỗ trợ xin liên hệ tổng đài 19006142 (miền Bắc) hoặc 19006139 (Miền Nam).
Nghiệp vụ này đã không còn phù hợp từ 01/2019 - Tham khảo thêm chuyên mục Hướng dẫn nghiệp vụ
Hướng dẫn tạm thời nghiệp vụ báo giảm lao động Nghỉ việc, Nghỉ không lương, Nghỉ ốm:
Căn cứ tình hình thực tế phát sinh và khả năng đáp ứng của phần mềm quản lý, chúng tôi xin hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ báo giảm Nghỉ không lương (KL), Nghỉ ốm (OF) phát sinh như sau (đối với các đơn vị trên địa bàn Hà Nội - các tỉnh khác có thể áp dụng hay không tùy theo cơ quan BHXH tỉnh đó):
I- Báo giảm Nghỉ không lương (mã nghiệp vụ: KL):
1. Căn cứ:
Căn cứ đơn xin nghỉ không lương, bảng chấm công, bảng lương của người lao động trong tháng Nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên, đơn vị thực hiện báo giảm Nghỉ không lương đối với người lao động.
2. Nghiệp vụ chính và Lập biểu:
- Nghỉ không lương sẽ thực hiện giảm thu cả 3 quỹ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương đóng BHXH của tháng liền kề.
- Đưa vào biểu D02-TS phần Giảm - mục Lao động: điền đầy đủ các tiêu chí Họ và tên; Mã số BHXH (số sổ BHXH); Chức vụ, chức danh, nghề nghiệp và Nơi làm việc (nếu làm ở địa bàn khác nơi đăng ký kinh doanh của đơn vị); Mức lương, phụ cấp lương tháng liền kề tháng báo giảm hiện tại; Từ tháng, đến tháng; Ghi chú ghi KL và căn cứ báo giảm (QĐ....)
3. Nghiệp vụ bổ sung, lưu ý:
- Hiện nay khi báo giảm nghỉ không lương, hệ thống phần mềm quản lý tự động cắt thẻ và vô hiệu hóa giá trị thẻ, người lao động không được tham gia BHYT bắt buộc tại đơn vị và Không bị truy thu giá trị thẻ BHYT, do đó đơn vị không thực hiện Truy thu BHYT như trước đây (TT).
- Người lao động muốn tiếp tục tham gia BHYT trong thời gian này phải thực hiện tham gia BHYT tự nguyện tại địa bàn nơi sinh sống, cung cấp thẻ BHYT được cấp tại đơn vị (có thể phô tô) để được nối hạn và có giá trị sử dụng ngay khi tham gia BHYT tự nguyện. Khi lao động đi làm trở lại và thẻ BHYT tại đơn vị có giá trị sử dụng trở lại thì người lao động làm thủ tục để được Thoái thu phần giá trị thẻ BHYT tự nguyện => Đây là một phần xử lý tình huống khi người lao động cần sử dụng thẻ BHYT để đi KCB.
II- Báo giảm Nghỉ ốm (mã nghiệp vụ: OF):
1. Căn cứ:
Căn cứ chứng từ khám chữa bệnh (C65-HD, Giấy ra vào viện, hồ sơ bệnh án...), bảng chấm công, bảng lương của người lao động trong tháng Nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên, đơn vị thực hiện báo giảm Nghỉ ốm đối với người lao động.
2. Nghiệp vụ chính và Lập biểu:
- Nghỉ ốm sẽ thực hiện giảm thu cả 3 quỹ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương đóng BHXH của tháng liền kề.
- Đưa vào biểu D02-TS phần Giảm - mục Lao động: điền đầy đủ các tiêu chí Họ và tên; Mã số BHXH (số sổ BHXH); Chức vụ, chức danh, nghề nghiệp và Nơi làm việc (nếu làm ở địa bàn khác nơi đăng ký kinh doanh của đơn vị); Mức lương, phụ cấp lương tháng liền kề tháng báo giảm hiện tại; Từ tháng, đến tháng; Ghi chú ghi OF và căn cứ báo giảm (.......)
3. Nghiệp vụ bổ sung, lưu ý:
Hiện nay khi báo giảm nghỉ không lương Không thực hiện (không tíc) thu hồi thẻ, người lao động vẫn được tham gia BHYT bắt buộc tại đơn vị, đơn vị và người lao động không phải đóng BHYT, Không bị truy thu giá trị thẻ BHYT. Tuy nhiên, do yêu cầu quản lý nên:
a) Trường hợp khi báo giảm nghỉ không lương có chứng từ nghỉ ốm đã được duyệt (C70b-HD) thì đơn vị không bị truy thu giá trị thẻ (TT).
b) Trường hợp khi báo giảm nghỉ không lương CHƯA CÓ chứng từ nghỉ ốm đã được duyệt (C70b-HD):
- Khi báo giảm nghỉ ốm (OF) đơn vị phải báo bổ sung nghiệp vụ Truy thu BHYT (mã nghiệp vụ: TT) từ tháng báo giảm đến hết giá trị thẻ. Có thể đưa vào D02-TS phần Tăng - mục BHYT hoặc Khác, Mức lương truy thu BHYT (TU) là mức lương tháng liền kề hoặc Gần nhất.
- Khi có chứng từ nghỉ ốm đã được duyệt (C70b-HD) thì đơn vị lập D02-TS bổ sung nghiệp vụ Thoái thu BHYT đã bị truy thu ở trên (mã nghiệp vụ: TU). Có thể đưa vào D02-TS phần Giảm - mục BHYT hoặc Khác, Mức lương thoái thu BHYT (TU) là mức lương đã truy thu BHYT ở trên.
III- Báo giảm Nghỉ việc (mã nghiệp vụ: GH):
1. Căn cứ:
Căn cứ Quyết định chấm dứt hợp đồng hoặc Quyết định cho thôi việc... Cán bộ thực hiện lập báo cáo D02-TS để báo giảm lao động nghỉ việc.
2. Nghiệp vụ chính và Lập biểu:
- Nghỉ việc sẽ thực hiện giảm thu cả 3 quỹ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương đóng BHXH của tháng liền kề.
- Đưa vào biểu D02-TS phần Giảm - mục Lao động: điền đầy đủ các tiêu chí Họ và tên; Mã số BHXH (số sổ BHXH); Chức vụ, chức danh, nghề nghiệp và Nơi làm việc (nếu làm ở địa bàn khác nơi đăng ký kinh doanh của đơn vị); Mức lương, phụ cấp lương tháng liền kề tháng báo giảm hiện tại; Từ tháng, đến tháng; Ghi chú ghi GH và căn cứ báo giảm (QĐ....)
3. Nghiệp vụ bổ sung, lưu ý:
- Hiện nay khi báo giảm nghỉ việc hệ thống phần mềm quản lý tự động cắt thẻ và vô hiệu hóa giá trị thẻ, Đơn vị và người lao động không cần phải thu hồi thẻ trả cơ quan BHXH và Không bị truy thu giá trị thẻ BHYT.
- Sau khi báo giảm hoặc đồng thời với đợt báo giảm nghỉ việc, đơn vị thực hiện thủ tục Chốt sổ (Xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN) cho người lao động SAU KHI NỘP ĐỦ BHXH, BHYT, BHTN của toàn đơn vị đến tháng trước Tháng báo giảm.
