Vừa qua, Báo Giáo dục TP.HCM đã nhận đơn kiến nghị của một số công nhân viên Trường THCS Bạch Đằng, Q.3 về kế toán trường công tác nhiều năm vẫn không luân chuyển và thu chi tài chính chưa rõ ràng.
Bạn đang xem: Kế toán trường học có phải luân chuyển không
Theo các công nhân viên Trường THCS Bạch Đằng, họ không hiểu vì lý do gì mà kế toán này công tác hơn 20 năm tại trường vẫn không phải luân chuyển.
Ông Nguyễn Vạn Phúc, Hiệu trưởng nhà trường cho biết: “Kế toán này công tác ở trường khá lâu. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức cán bộ, nhà trường không có quyền thuyên chuyển mà là do UBND quận thực hiện”.
Về vấn đề này, ông Nguyễn Huỳnh Long, Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Sở GD-ĐT TP, khẳng định: “Theo quy định, vị trí công tác kế toán tại một trường học không được quá 5 năm, sau 5 năm là phải chuyển đổi. Đối với những trường hợp khó khăn thì nhà trường, quận huyện phải làm đơn báo cáo với cấp trên. Việc luân chuyển cán bộ, viên chức ở các trường THCS đặt dưới sự chỉ đạo của UBND quận, huyện, Sở GD-ĐT chỉ quản lý ở các trường THPT nhưng quy định không quá 5 năm đối với vị trí công tác này là quy định chung của Chính phủ”.
Tại điều 8, Nghị định số 158/2007/NĐ-CP về danh mục các vị trí công tác và thời hạn định kỳ chuyển đổi công tác đối với công chức, viên chức có quy định rõ 21 danh mục vị trí công tác trong các lĩnh vực, ngành, nghề phải định kỳ chuyển đổi. Trong đó, danh mục đầu tiên phải chuyển đổi là hoạt động quản lý tài chính, ngân sách, tài sản của Nhà nước. Điều 7 của nghị định này cũng nêu rõ thời hạn định kỳ chuyển đổi vị trí công tác là 3 năm (đủ 36 tháng) đối với cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan đến việc quản lý ngân sách, tài sản của Nhà nước, trực tiếp tiếp xúc và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân. Nghị định 150/2013/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 158, nêu rõ thời hạn chuyển đổi là từ 2 năm (đủ 24 tháng) đến 5 năm (đủ 60 tháng) theo đặc thù của từng ngành, lĩnh vực.
Bên cạnh đó, đơn kiến nghị cũng cho rằng kế toán này thu tiền bạc thường không rõ ràng. Điển hình như thu tiền đi du lịch hè trong năm 2015-2016, trường trợ cấp 500 ngàn đồng/người đi Đà Lạt nhưng kinh phí trợ cấp quá ít nên mỗi người đóng thêm 1,5 triệu đồng. Vì thế, trường chỉ có ban giám hiệu, chủ tịch công đoàn và 4 giáo viên tham gia. Những công nhân viên này thắc mắc: Số tiền của những người không đi hiện đang ở đâu? Tại sao không phát cho những người không tham gia?
Nói đến chuyện thu chi, thầy Nguyễn Vạn Phúc cho rằng vì mới thuyên chuyển về trường công tác từ đầu năm học này nên không rõ. Tuy nhiên, thầy Phúc chia sẻ: “Việc tổ chức cho giáo viên tham quan du lịch hè để giao lưu, trải nghiệm không phải là định mức do Nhà nước quy định nên chi phí không nằm trong ngân sách mà do nhà trường tổ chức. Số chi phí để trả cho du lịch thông thường được các trường trích từ thu nhập tăng thêm theo Nghị định số 43 của Chính phủ quy định về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập. Nếu không đủ thì tập thể nhà trường phải đóng góp thêm”.
Từ vấn đề này, thầy Phúc nêu rõ nếu giáo viên, nhân viên hay ban giám hiệu không tham gia thì sẽ không được nhận lại tiền, trừ các trường hợp có lý do chính đáng như bảo vệ phải ở lại trông giữ trường, giáo viên được Sở GD-ĐT cử đi chấm thi, ban giám hiệu ở lại trực trường…
Hướng dẫn xử lý các vướng mắc về Thuế TNDN và Thuế TNCN năm 2023 và các chính sách thuế áp dụng cho năm 2024ngày 28/2/ 2024 VICA đã tổ chức buổi cập nhật với chủ đề “Hướng dẫn xử lý các vướng mắc về Thuế TNDN và Thuế TNCN năm 2023 và các chính...
Các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro hủy niêm yết của doanh nghiệp trên thị trường chứng khoán Việt Nam giai đoạn 2013 – 2021
Nghiên cứu tác động của kiểm soát nội bộ đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam
Thực trạng và giải pháp căn cơ để phục hồi và phát triển thị trường trái phiếu doanh nghiệp Việt Nam bền vững
Hoàn thiện tổ chức kế toán trong trường học: Trường hợp nghiên cứu tại các trường trung học cơ sở trên địa bàn huyện Lương Tài, tỉnh Bắc Ninh
TS. Nguyễn Thị Thuỷ*
Nguyễn Thanh Sơn**
(*Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam
**Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Lương Tài, tỉnh Bắc Ninh)
Tóm tắt
Kế toán là công cụ quản lý, phản ánh hoạt động thu chi, sử dụng tài sản nguồn vốn, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị và các đối tượng có liên quan. Do đó, việc tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý sẽ đem lại hiệu quả trong hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và của các trường học nói riêng. Tuy nhiên, hiện nay việc tổ chức công tác kế toán ở các trường học còn nhiều hạn chế trong việc tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức phần hành kế toán, đặc biệt trong điều kiện công nghệ 4.0 nhu cầu về thông tin đòi hỏi cao hơn, nhanh hơn mới đáp ứng được trong việc ra quyết định. Từ phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại các trường trung học cơ sở (THCS) trên địa bàn huyện Lương Tài, tỉnh Bắc Ninh, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán cho các trường THCS và các trường học nói chung.
Từ khoá: tổ chức kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán.
Abstract
Accounting is a management tool, reflecting revenue and expenditure activities, using capital resources, providing useful information for managers and related subjects. Therefore, the organization of scientific and reasonable accounting will bring efficiency in the operation of administrative units in general and of schools in particular. However, the organization of accounting in schools still has many limitations in organizing the accounting apparatus and organizing accounting sections, especially in the 4.0 technology. From the analysis of the current situation of accounting organization at junior high schools in Luong Tai district, Bac Ninh province, the article proposes some solutions to improve the accounting organization for schools.
Keywords: accounting organization, accounting organization in school, improving of accounting organization.
JEL Classification: M40, M41, M49.
Đặt vấn đề
Hiện nay, Bộ Tài chính đã ban hành nhiều nghị định, quyết định, thông tư và các hướng dẫn về chính sách, chế độ kế toán áp dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, trong đó có kế toán các trường học. Tuy nhiên, công tác kế toán tại các trường học vẫn tồn tại nhiều bất cập trong tổ chức bộ máy kế toán trong tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán. Đặc biệt, bên cạnh việc mang lại hiệu quả về mặt kinh tế thì công nghệ 4.0 cũng đặt ra nhiều thử thách cho tổ chức kế toán trong các trường học như đòi hỏi cao hơn về trình độ kế toán và khả năng vận dụng khả năng tin học vào công tác kế toán. Do vậy, một bộ máy kế toán phù hợp, sổ sách kế toán rõ ràng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin, giúp cho nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn trong các hoạt động của trường học. Chính vì vậy, tổ chức tốt công tác kế toán trong các trường học hiện nay là một đòi hỏi cấp bách.
Kết quả tổ chức kế toán tại các trường THCS trên địa bàn huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh
Trên địa bàn huyện Lương Tài, tỉnh Bắc Ninh hiện có 14 trường THCS và 01 trường liên cấp tiểu học và THCS. Thực tế cho thấy, công tác tổ chức kế toán tại các trường THCS trên địa bàn huyện Lương Tài đã đạt được một số thành công, nhưng bên cạnh đó còn nhiều bất cập, còn bị động, chưa xây dựng được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu thực tiễn, thông tin do kế toán mang lại chủ yếu chỉ mang tính chất báo cáo hành chính, ít có tác dụng thiết thực trong việc phân tích tình hình tài chính của đơn vị, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí của Nhà nước. Cụ thể, tổ chức công tác kế toán tại các trường THCS trên địa bàn huyện Lương Tài được thể hiện ở các khía cạch sau:
Tổ chức bộ máy kế toán
Tại các trường THCS trên địa bàn huyện Lương Tài – Bắc Ninh đều là đơn vị sự nghiệp công lập ở quy mô nhỏ, không có đơn vị trực thuộc, nên bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, mỗi trường có một kế toán và một thủ quỹ kiêm văn thư. Kế toán chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của trường mình; có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán theo đúng quy định hiện hành; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính; lập, thu thập chứng từ, hạch toán vào sổ sách kế toán; lập báo cáo tài chính (BCTC) và quyết toán tài chính; theo dõi, tổng hợp tình hình sử dụng kinh phí và lập báo cáo quyết toán kinh phí theo đúng Luật Ngân sách; kiểm tra và lưu trữ toàn bộ chứng từ, hồ sơ thanh toán, sổ kế toán và báo cáo quyết toán tài chính của đơn vị theo quy định.
Kết quả điều tra trình độ học vấn của kế toán cho thấy, kế toán có trình độ trung cấp chiếm tỷ lệ 40%, cao đẳng chiếm tỷ lệ 40%, và đại học chiếm 20%. Độ tuổi của kế toán dưới 30 chỉ chiếm 13,3%, đây là độ tuổi còn ít kinh nghiệm trong công tác kế toán của các trường THCS Lương Tài; độ tuổi 30-40 chiếm 40% và từ 40-45 là 26,7% thường ở tuổi này kế toán đã tích luỹ được kinh nghiệm làm việc và cũng có thiên hướng muốn học hỏi nghiên cứu thêm; còn độ tuổi trên 45 chiếm 20%, đây là độ tuổi có kinh nghiệm lâu năm trong ngành. Tuy nhiên, ở độ tuổi này, với thời kỳ công nghệ 4.0 hiện nay đòi hỏi những kế toán phải cập nhật nhiều thông tin và sử dụng phần mềm. Do vậy, họ thường chậm nắm bắt về công nghệ cũng như không kịp thời trong việc cập nhật thông tin. Về bình quân tuổi nghề kế toán ở các trường THCS Lương Tài là nhóm tuổi nghề dưới 5 năm chỉ chiếm 5,6%, nhóm từ 5-10 năm chiếm 46,7%, nhóm trên 10 năm tuổi nghề chiếm 46,7%.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tuy nhiên, một số chứng từ kế toán còn chưa đảm bảo đầy đủ tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đảm bảo đầy đủ các chứng từ chứng minh (không được duyệt, thiếu chữ ký hoặc nội dung ghi trên chứng từ chưa được ghi một cách ngắn gọn, rõ ràng, đủ ý) làm ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báo cáo. Mặc dù, đã có quy chế tài chính và chi tiêu nội bộ, song việc xử lý các khoản chi nhỏ (tiếp khách, văn phòng phẩm,…) còn nhiều bất cập. Do việc các khoản chi này không có kế hoạch theo tháng, khi có nhu cầu mới phát sinh thực hiện khiến cho việc kiểm soát gặp khó khăn. Ngoài ra, các khoản mua sắm không tập trung, chứng từ thanh toán vẫn sử dụng nhiều các hóa đơn bán lẻ thay vì hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử.
Tại một số trường không mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị theo quy định của Bộ Tài chính. Một số ít các trường còn để tình trạng chứng từ không đầy đủ các yếu tố pháp lý, như ký thay cho nhiều người trong bảng kê thanh toán của đơn vị. Một số các chứng từ được in ra trực tiếp từ phần mềm không được kế toán in đủ số liên theo quy định, các phiếu thu, phiếu chi chỉ được in 01 liên chuyển cho thủ quỹ thực hiện thu chi sau đó kế toán thanh toán lưu trữ mà không in đủ liên để kế toán lưu chứng từ. Trên các phiếu nhập, xuất tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC), vật tư được lập ký duyệt thường thiếu các chỉ tiêu định khoản tài khoản (TK) Nợ, TK Có. Khi các trường đầu tư TSCĐ, CCDC như mua sắm trang thiết bị cho văn phòng làm việc, phục vụ giảng dạy, theo yêu cầu của chế độ kế toán cần phải có biên bản bàn giao TSCĐ cho các bộ phận quản lý và sử dụng mẫu theo hướng dẫn nhưng trên thực tế các trường thường bỏ qua Biên bản này mà chỉ tiến hành ký, xác nhận giữa người giao và người quản lý bộ phận sử dụng và quản lý. Khi mất, hỏng CCDC các trường chưa sử dụng mẫu Phiếu báo hỏng, mất CCDC mà các đơn vị chỉ tự báo cáo bằng văn bản tự lập không theo mẫu chế độ quy định.
Quy trình luân chuyển chứng từ ở hầu hết các đơn vị chưa có kế hoạch luân chuyển một cách cụ thể. Kiểm tra chứng từ mới chỉ được thực hiện ở khâu kiểm tra các chứng từ đầu vào, còn sau khi nhập dữ liệu chứng từ vào máy kế toán bỏ qua không kiểm tra lại. Kế toán tổng hợp cũng không kiểm tra chi tiết chứng từ gốc mà chỉ xem xét, phân tích ở góc tổng hợp nên không kiểm tra để phát hiện tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Do vậy, khi gặp phải trường hợp số liệu lập theo phương pháp thủ công và số liệu nhập vào máy không trùng khớp sẽ gây khó khăn, tốn kém thời gian khi tổng hợp, cân đối, chậm chễ thời hạn hoàn thành báo cáo.
Tổ chức hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán
Các trường THCS đều sử dụng hình thức trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán MISA và theo sự thống nhất và chỉ đạo của phòng Tài chính – kế hoạch huyện Lương Tài, tất cả các đơn vị kế toán trong các trường đều sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, nhiều sổ sách bị tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định chiếm 40%, kế toán không thực hiện theo phương pháp chữa sổ theo quy định hiện hành của chế độ kế toán, các trường sử dụng chứng từ ghi sổ nhưng có 66,7% không in sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Khi các trường trang bị TSCĐ, CCDC cho hoạt động giảng dạy và chuyên môn. Mặc dù, Nhà nước đã ban hành Nghị định 32 quy định về quản lý tài sản và phân biệt giữa TSCĐ và CCDC, nhưng khi hạch toán kế toán vẫn có sự nhầm lẫn giữa hai loại tài sản này. Kế toán một số trường chưa theo dõi chi tiết nguồn hình thành các TSCĐ hình thành.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Các báo cáo chủ yếu gồm: báo cáo quyết toán; BCTC; bảng cân đối số phát sinh; bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại Kho bạc Nhà nước; báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang. Ngoài ra, các trường còn lập các báo cáo nội bộ định kỳ và bất thường, để phục vụ nhu cầu điều hành và quản lý của đơn vị như: báo cáo tình hình sử dụng kinh phí các nguồn kinh phí trong năm; báo cáo kiểm kê TSCĐ, vật tư, tài sản cuối năm; báo cáo công khai tình hình tài chính năm… Trên thực tế, việc lập các BCTC của các trường được thực hiện theo đúng mẫu quy định và đúng, đủ về số lượng. Việc giải trình BCTC trong bản thuyết minh gần như các trường không thực hiện và mặc dù Phòng Tài chính – kế hoạch huyện đã có quy định về việc nộp BCTC năm của trường vào ngày 20 của tháng cuối quý kế tiếp, nhưng các trường thường nộp rất muộn vào khoảng cuối tháng 4 của năm liền kề. Việc vận dụng hệ thống báo cáo quản trị cũng chưa thống nhất về mặt mẫu biểu và các chỉ tiêu báo cáo trong trường.
Tổ chức hoạt động kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán các trường THCS ở Lương Tài vẫn được thực hiện thường xuyên theo các quyết định kiểm tra kế toán và thường được thực hiện bởi các cơ quan, là phòng tài chính – kế hoạch, phòng giáo dục và đào tạo, thanh tra tài chính. Nội dung kiểm tra của các cơ quan này, gồm: kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về kế toán. Theo quy định tại Thông tư 107/TT-BTC quy định kỳ báo cáo quyết toán ngân sách Nhà nước, báo cáo quyết toán nguồn khác được lập báo cáo theo kỳ kế toán năm, số liệu quyết toán được tính hết thời gian chỉnh lý 31/01 năm sau. Nhưng để giảm bớt công việc vào đầu năm Phòng tài chính – kế hoạch có yêu cầu các đơn vị nộp báo cáo theo quý và có lịch kiểm tra thu – chi tài chính 6 tháng đầu năm, để kịp thời kiểm tra, giám sát hoạt động tại đơn vị, chỉ ra các sai phạm và hướng khắc phục, giúp đơn vị thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Thực chất, công tác tự kiểm tra kế toán của trường là công tác kiểm soát nội bộ ngay trong đơn vị. Tuy nhiên, công việc này mới chỉ đơn thuần là kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh, tự kiểm tra việc lập và luân chuyển chứng từ, kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, việc mở sổ kế toán và ghi chép mà không bao gồm việc kiểm tra tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán, kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán. Các trường THCS ở Lương Tài, đều chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ. Do đó, công tác tự kiểm tra kế toán của các trường chưa được coi trọng, chỉ khi có sự cố xảy ra thì các trường mới tiến hành lập đoàn thanh tra xác minh, giải quyết vụ việc.
Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác kế toán
Hiện nay, các trường THCS trên địa bàn huyện Lương Tài đã ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, phần mềm kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp đã giải quyết khá tốt trong các khâu của công tác kế toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, xử lý các nghiệp vụ và đưa ra các BCTC. Tuy nhiên, do hạn chế về tuổi của kế toán, như ở nhóm tuổi từ 40 trở lên chiếm 46,7%. Vì vậy, trình độ tin học có nhiều hạn chế dẫn đến hiệu quả của phần mềm là chưa phát huy được một cách triệt để. Thêm nữa, phần mềm kế toán tại các trường đang áp dụng hiện nay là phần mềm kế toán mới, nên kế toán chưa thành thạo sử dụng. Vì vậy, đã không khai thác hết công năng của phần mềm và hay xảy ra lỗi trong quá trình cập nhật số liệu, nhiều công đoạn kế toán phải làm thủ công…
Tổ chức công tác kế toán tại các trường THCS tại huyện Lương Tài đã đạt được một số thành công, tuy nhiên vẫn tồn tại các mặt hạn chế. Vì vậy, để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của các trường THCS cần triển khai đồng bộ các giải pháp sau:
Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Để hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, các trường cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng kế toán. Kế toán nên theo học các lớp bồi dưỡng thông tin kế toán cập nhật các văn bản và hiểu rõ các quy định của văn bản để vận dụng trong công tác kế toán được đầy đủ, chính xác, kịp thời. Do quy định luân chuyển kế toán không ở một đơn vị quá hai nhiệm kỳ (dưới 10 năm), phần nào dẫn đến sự bất tiện cho việc làm quen và tiếp cận công việc mới. Vì vậy, hoàn thiện bộ máy kế toán nên chú trọng vào sự luân chuyển kế toán cùng cấp trong các trường học.
Thứ hai, hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Kế toán các trường, có thể tham khảo các mẫu chứng từ kế toán đã ban hành và áp dụng linh hoạt vào các hoạt động kế toán của trường mình. Khi các trường đầu tư TSCĐ, CCDC như mua sắm trang thiết bị cần phải bổ sung biên bản bàn giao TSCĐ, để phục vụ quản lý TSCĐ để đảm bảo đúng quy định của kế toán. Khi mất, hỏng CCDC các trường cần lập phiếu báo hỏng, mất CCDC theo đúng chế độ kế toán. Đối với các chứng từ được kế toán lập và in ra, như: phiếu thu phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cần được in đủ số liệu quy định, điền đủ các chỉ tiêu theo quy định: như ngày, tháng, năm, số hiệu, TK Nợ – Có, nội dung chứng từ cần bao quát được toàn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ cần được ký duyệt, kiểm tra đầy đủ trước khi được lưu trữ.
Các trường cần phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị theo đúng quy định của Luật Kế toán. Đây là căn cứ quan trọng để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ tránh tình trạng giả mạo chữ ký.
Bên cạnh việc sử dụng hợp lý các chứng từ kế toán, các trường cũng cần phải xây dựng quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ, xác định đường đi của từng loại chứng từ qua từng phần hành kế toán cụ thể, đảm bảo cho chứng từ kế toán được cập nhật kịp thời vào sổ kế toán. Do đó, cần quy định các nội dung cơ bản của việc luân chuyển chứng từ, bao gồm:
– Kiểm tra chứng từ: quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người được phân công công việc kiểm tra cần yêu cầu lập lại.
– Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: quy định cho từng loại chứng từ phát sinh ở từng bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải qua những bộ phận nào và luân chuyển đến bộ phận nào theo trình tự hợp lý nhất.
– Bảo quản và lưu trữ chứng từ: các trường cần coi trọng việc lưu trữ chứng từ, sắp xếp, bố trí lưu trữ chứng từ sao cho hợp lý, khoa học, theo đúng quy định. Cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế toán, phân loại chứng từ theo thời gian lưu.
Thứ ba, hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Việc thay đổi, thêm mới một số tài khoản kế toán kế toán cần phải tìm hiểu kỹ văn bản và định khoản kế toán các tài khoản sao cho đúng bản chất kế toán, để phản ánh rõ bản chất các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Khi các trường trang bị TSCĐ, CCDC cho hoạt động giảng dạy và chuyên môn của các bộ phận, kế toán cần áp dụng Nghị định 32 quy định về quản lý tài sản và phân biệt giữa TSCĐ và CCDC để tránh nhầm lẫn giữa TK 211, TK153. Các kế toán phần hành tài sản, dụng cụ cần học tập, nghiên cứu kỹ văn bản quy định để hạch toán tài sản, dụng cụ vào các tài khoản cho đúng chế độ kế toán. Kế toán cần phải theo dõi chi tiết các TSCĐ hình thành từ nguồn ngân sách Nhà nước hoặc nguồn khác, để từ đó có phương pháp hạch toán đúng việc áp dụng phần mềm tài sản cần phải phù hợp và đồng bộ với phần mềm kế toán để có thể giảm bớt công việc theo dõi của kế toán.
Thứ tư, hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Kế toán cần mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo đúng chế độ quy định, kế toán cần tiếp tục hoàn thiện sổ sách kế toán theo hướng ghi chép đơn giản nhưng vẫn đảm bảo cung cấp số liệu kế toán trung thực, chính xác. Các trường cần hoàn thiện các mẫu sổ theo chế độ hiện hành, mở đầy đủ các sổ tổng hợp và chi tiết để hạch toán như: sổ chi tiết TSCĐ, dụng cụ tại nơi sử dụng, các khoản thanh toán với người mua (bán) liên quan đến đơn vị, các khoản thu của đơn vị. Cần mở sổ chi tiết theo dõi tình hình quản lý và sử dụng TSCĐ tại các bộ phận để các bộ phận biết được TSCĐ mà bộ phận mình sử dụng số lượng cụ thể bao nhiêu, thời gian sử dụng bao lâu, giá trị khấu hao và giá trị còn lại ở mức nào để có kế hoạch sử dụng có hiệu quả tài sản tránh tình trạng gây hỏng hóc trước khi tính đủ khấu hao, mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thu của nhà trường. Ngoài ra, các sổ sách kế toán khi được lập và in ra cần phải được thực hiện các yếu tố pháp lý như: điền đầy đủ số trang sổ, ngày mở sổ, ký duyệt đầy đủ, đóng dấu đơn vị và đóng dấu giáp lai vào sổ, nghiêm túc chấp hành nguyên tắc sửa chữa số liệu đã ghi sai trên sổ kế toán theo đúng phương pháp chữa sổ đã có quy định, tránh để tình trạng tẩy xoá, sai sót trên sổ, bảo quản và giữ gìn sổ sách theo đúng quy định.
Thứ năm, hoàn thiện về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Những BCTC báo cáo quyết toán cần tuân theo chế độ kế toán hiện hành. Tất cả các trường phải lập và nộp BCTC đủ về số lượng, đúng về mẫu biểu được quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính của Luật Ngân sách Nhà nước và quy định của cơ quan chủ quản là phòng tài chính – kế hoạch huyện Lương Tài. Các nội dung, chỉ tiêu phản ánh trong các BCTC phải phù hợp với nội dung số liệu ghi trên sổ kế toán và các chỉ tiêu kế toán tương ứng. Các trường cần thực hiện nộp BCTC đúng thời hạn cho cơ quan cấp trên theo đúng quy định. Đơn vị chủ quản cần có quy định rõ thời gian, chế tài thưởng phạt đối với việc nộp BCTC.
Báo cáo quản trị, kế toán phải xây dựng các mẫu báo cáo, các chỉ tiêu, phương pháp tính toán phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin trong trường, mẫu biểu cần được thiết kế phù hợp với tình hình hoạt động của từng trường, các chỉ tiêu tính toán phải thống nhất về chỉ tiêu và phương pháp; kết cấu, số lượng các báo cáo cần phải được chuẩn hóa và bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế từng thời điểm, quy định thời gian lập báo cáo. Ngoài ra, các trường phải nghiêm chỉnh chấp hành chế độ công khai BCTC theo đúng biểu mẫu, nội dung, hình thức và thời gian quy định của Bộ Tài chính.
Thứ sáu, hoàn thiện về tổ chức hoạt động kiểm tra kế toán
Tăng cường hơn nữa công tác tự kiểm tra nội bộ, theo đó lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng và các nhân viên kế toán phải nâng cao ý thức tự kiểm tra, chịu trách nhiệm trước Nhà nước khi thực hiện kiểm tra.
Công tác tự kiểm tra phải thực hiện từ khâu kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán, đến việc ghi chép, phản ánh trên tài khoản kế toán, sổ kế toán, tính chính xác của số liệu kế toán; việc chấp hành chính sách chế độ, thể lệ kế toán; việc tổ chức chỉ đạo công tác kế toán cũng như quy chế làm việc, hiệu quả của bộ máy kế toán với các bộ phận, phòng ban quản lý chức năng trong nhà trường, để từ đó kịp thời phát hiện những sai sót, đề xuất ý kiến giúp công tác kiểm tra kế toán phát huy tác dụng trong công tác quản lý. Các trường nên thành lập một bộ phận thanh tra nội bộ riêng, độc lập với đội ngũ cán bộ nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, hiểu biết sâu về đặc thù của ngành và đặc điểm hoạt động của các đơn vị mình, thì việc tiến hành kiểm tra công tác kế toán được độc lập và chất lượng sẽ cao hơn.
Thứ bảy, hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc áp dụng kế toán số không còn là mới trong công tác kế toán tại các đơn vị hiện nay. Vì vậy, các trường THCS cũng cần chủ động trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cộng tác kế toán. Kế toán cần được bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ về tin học và phần mềm kế toán. Đồng thời, công tác tự học, tự tìm tòi áp dụng kiến thức công nghệ mới vào công tác kế toán sẽ giúp mang lại hiệu quả trong công tác tổ chức kế toán tại các trường THCS nói riêng và các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung.
Tài liệu tham khảo
Bộ Giáo dục và Đào tạo. (2009). Đổi mới cơ chế quản lý tài chính và những quy định mới nhất về tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế, kinh phí đối với các cơ sở giáo dục đào tạo 2010-2015, NXB Lao động.
Bộ Tài chính. (2015). Luật ngân sách Nhà nước.
Bộ Tài chính. (2015). Luật Kế toán và hướng dẫn công tác kế toán trong lĩnh vực kế toán Việt Nam.
Bộ Tài chính. (2005). Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính, Hà Nội.
Nguyễn Thanh Sơn, (2023) Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại khối trường trung học cơ sở trên địa bàn huyện Lương Tài, tỉnh Bắc Ninh trong điều kiện công nghệ 4.0, Luận văn Thạc sĩ.
