Quy định về lưu trữ hồ sơ bắt đầu nhất: các loại tài liệu - hồ sơ giữ trữ, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán - hồ sơ trong doanh nghiệp, xử phạt phạm luật lưu trữ hồ nước sơ
I. địa thế căn cứ pháp lý
Thông tư 10/2022/TT-BNV;II. Những loại tài liệu, hồ sơ tất cả trong doanh nghiệp
Mỗi tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp đều bao gồm một quý hiếm và mục tiêu sử dụng riêng. Để thuận lợi cho công tác thống trị và theo dõi hồ sơ thì doanh nghiệp bắt buộc phân loại chúng theo từng nhóm, bao gồm:
1. Tài liệu, hồ sơ, sách vở hành chính văn phòng
Công văn, nghị định, văn bạn dạng quy phi pháp luật, thông tư của ban lãnh đạo;Tài liệu tìm hiểu thêm để mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa;Báo cáo tổng kết hoạt động hàng tháng, sản phẩm quý, thường niên của doanh nghiệp.Bạn đang xem: Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán
(*): bao gồm giấy phép đk kinh doanh, biên bản họp, ra quyết định của hội đồng thành viên, giấy tờ quyết định thành lập và hoạt động xây dựng nhà, hạ tầng (nếu có).
2. Hồ nước sơ, tài liệu về nhân sự
Các quyết định, bổ nhiệm bầu cử ban lãnh đạo, vị trí quản lý;Hồ sơ tuyển dụng: kế hoạch tuyển dụng, thông tin đăng tuyển chọn dụng;Quy định về lương, thưởng, phụ cấp, đưa ra quyết định tăng lương, khen thưởng nhân viên.3. Tư liệu về các vận động sản xuất, sale của doanh nghiệp
Kế hoạch và chiến lược vận động kinh doanh của công ty;Bảng tổng kết review về hầu như thành tựu đạt được của những chiến lược tởm doanh;Các phù hợp đồng kinh tế, thương mại dịch vụ và mua bán hàng hóa;Biên phiên bản thỏa mong về kế hoạch bắt tay hợp tác kinh doanh, hiệ tượng phân chia lợi nhuận.4. Những loại hồ nước sơ, tư liệu về tài thiết yếu kế toán
Kiểm kê tài sản;Dự toán, quyết toán ghê phí;Kế hoạch thu bỏ ra và triệu chứng từ sổ sách kế toán;Các loại báo cáo theo nguyên tắc của cơ quan tất cả thẩm quyền;Các văn bản, thông tư, nghị lý thuyết dẫn về chế độ kế toán.III. Quy định về thời gian lưu trữ triệu chứng từ kế toán, làm hồ sơ trong doanh nghiệp
Tùy nằm trong vào cực hiếm của tài liệu mà pháp luật về thời hạn tàng trữ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ khác nhau. Có những tài liệu chỉ cần đơn vị lưu trữ 5 năm hoặc cho tới khi tư liệu hết giá trị, hiệu lực. Song, cũng đều có những tài liệu đơn vị cần tàng trữ với thời hạn có thể lên đến 10 năm, 20 năm hoặc là vĩnh viễn. Ví dụ như sau:
1. Đối với đội tài liệu, hồ nước sơ, sách vở và giấy tờ hành chính văn phòng
| Tài liệu, hồ sơ lưu trữ | Thời hạn lưu lại giữ |
| Biên phiên bản họp | 10 năm |
| Điều lệ và các quy chế cai quản nội bộ của công ty | Vĩnh viễn |
2. Đối với nhóm tài liệu, làm hồ sơ tài bao gồm kế toán
| Tài liệu, hồ sơ lưu lại trữ | Thời hạn lưu giữ | |
| Chứng từ kế toán được thực hiện trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập report tài chính | 10 năm | |
| Các loại triệu chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập report tài chính | 5 năm | |
| Kế hoạch, báo cáo công tác tài chủ yếu và kế toán | Dài hạn và hàng năm | Vĩnh viễn |
| 6 tháng và 9 tháng | 20 năm | |
| Quý, tháng | 5 năm | |
| Hồ sơ, tư liệu về vấn đề chuyển nhượng, chuyển nhượng bàn giao và thanh lý gia sản cố định | Nhà đất | Vĩnh viễn |
| Tài sản khác | 20 năm |
3. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ về nhân sự
| Tài liệu, hồ sơ lưu lại trữ | Thời hạn giữ giữ |
Các quyết định, chỉ định bầu cử ban lãnh đạo, địa điểm quản lý: Hồ sơ tuyển chọn dụng: planer tuyển dụng, thông tin đăng tuyển chọn dụngHồ sơ nhân viên trong công ty: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hòa hợp đồng lao động, giấy tờ về bảo hiểm Quy định về lương, thưởng, phụ cấp, ra quyết định tăng lương, tán dương nhân viên | 5 năm |
4. Đối với team tài liệu về các hoạt động sản xuất, sale của công ty
| Tài liệu, hồ sơ giữ trữ | Thời hạn lưu giữ |
| Kế hoạch và chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty Bảng tổng kết review về phần đa thành tựu đạt được của các chiến lược kinh doanh Giấy tờ và tài liệu về các hợp đồng khiếp tế, yêu mến mại, mua bán sản phẩm hóa Biên bản thỏa cầu về kế hoạch hợp tác kinh doanh, hình thức phân phân tách lợi nhuận | 5 năm |
IV. Công cụ xử phạt về phạm luật quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp
1. Phạm luật không giữ lại hồ sơ, tư liệu trong doanh nghiệp
Trường hợp công ty không cất giữ hồ sơ, tư liệu tại trụ sở chủ yếu hoặc tại vị trí khác được chính sách trong điều lệ công ty có khả năng sẽ bị phạt từ bỏ 30.000.000 - 50.000.000 đồng (căn cứ Điểm D Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
2. Vi phạm quy định lưu trữ tài liệu, triệu chứng từ kế toán
Trường hợp doanh nghiệp vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, câu hỏi xử phạt sẽ được thực hiện theo lao lý tại Điều 15 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, vậy thể:
➧ vạc cảnh cáo so với hành vi:
Chậm đưa các loại tài liệu kế toán vào tàng trữ từ 12 tháng trở lên đối với thời hạn quy định;Không bố trí tài liệu kế toán gửi vào tàng trữ theo trình tự thời hạn phát sinh cùng theo kỳ kế toán năm.➧ vạc tiền từ bỏ 5.000.000 đồng mang đến 10.000.000 đồng khi bao gồm một trong số hành vi vi phạm như sau:
Lưu trữ những loại tài liệu kế toán không đúng và đủ theo quy định;Không đảm bảo an toàn sự an ninh của tài liệu kế toán trong quá trình bảo quản, để hư hỏng, mất tài liệu trong thời hạn lưu trữ;Sử dụng các loại tài liệu kế toán tài chính trong thời hạn lưu trữ sai quy định;Không thực hiện tổ chức kiểm kê, phân các loại và phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị bỏ hoại.➧ vạc tiền từ 10.000.000 đồng mang đến 20.000.000 đồng so với các hành vi phạm luật như:
Không thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán của người sử dụng theo đúng quy định, nỗ lực thể:Không thực hiện ra đời hội đồng tiêu hủy;Không thực hiện chuẩn phương pháp tiêu hủy;Không lập biên phiên bản tiêu hủy.V. Câu hỏi thường chạm chán về quy định tàng trữ chứng tự kế toán, hồ nước sơ, tài liệu
1. Công ty thường tàng trữ hồ sơ sinh sống đâu?
Doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ tại trụ sở chính hoặc các địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh công ty được thành lập trong quá trình vận động sản xuất gớm doanh.
2. Doanh nghiệp đã có được lựa chọn thời gian lưu trữ hồ sơ không?
Doanh nghiệp ko được lựa chọn thời gian lưu trữ hồ nước sơ. Thời hạn lưu trữ hồ sơ của người tiêu dùng phụ nằm trong và quý hiếm từng loại hồ sơ so với đơn vị, rất có thể từ 5 năm mang lại vĩnh viễn theo điều khoản của pháp luật.
Các tin tức cơ phiên bản về bệnh từ với thời hạn tàng trữ chứng tự kế toán là điều đặc biệt quan trọng mà bạn cần nắm rõ để tiến hành theo đúng các quy định của pháp luật.
Thời hạn lưu trữ chứng tự kế toán luôn được kiểm soát và điều chỉnh để tương xứng với tính chất của các loại giấy tờ
Chứng từ kế toán tài chính là những các loại giấy tờ quan trọng và liên quan trực tiếp đến vận động tài chính của người sử dụng bạn. Theo phép tắc tại Điều 41 của lý lẽ kế toán số 88/2015/QH13 thì tài liệu kế toán bắt buộc được đưa vào tàng trữ trong thời hạn 12 tháng. Thời gian này tính từ lúc ngày xong kỳ kế toán năm hoặc đến khi kết thúc các bước kế toán.
Sau đấy là thời hạn tàng trữ chứng từ kế toán cho từng loại tài liệu, giấy tờ mà bạn cần biết.
Xem thêm: Du Học Ngành Kế Toán Tại Hàn Quốc Ngành Kế Toán Hay Không? Du Học Ngành Kế Toán Seoul
1. Nhiều loại tài liệu kế toán bắt buộc lưu trữ
Chứng từ kế toán là trong những loại tài liệu mà lại kế toán buộc phải lưu trữ
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tại Điều 8 hướng dẫn luật kế toán quy định các loại tài liệu kế toán phải tàng trữ gồm:
Sổ kế toán tài chính tổng hợp và sổ kế toán bỏ ra tiết.Chứng từ bỏ kế toán.Báo cáo tài chính, báo cáo tổng phù hợp quyết toán ngân sách chi tiêu và báo cáo quyết toán ngân sách.Một số tư liệu khác tương quan đến kế toán như: report kế toán quản lí trị; những loại vừa lòng đồng; dự án quan trọng đặc biệt quốc gia; hồ nước sơ, báo cáo kết trái kiểm kê và reviews tài sản; report quyết toán dự án công trình hoàn thành; những tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán,…2. Thời hạn tàng trữ tài liệu, triệu chứng từ kế toán
Thời hạn tàng trữ chứng tự kế toán, trên liệu được tạo thành 3 nhiều loại là 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn. Toàn bộ đều được giải pháp tại Điều 12, Điều 13 cùng Điều 14 trên Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
2.1 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
Tài liệu kế toán dùng cho điều hành quản lý và thống trị cần tàng trữ tối thiểu 5 năm
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tại Điều 12 của phía dẫn luật pháp kế toán quy định các loại tư liệu phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:
Những tài liệu kế toán dùng cho điều hành, quản lý của đơn vị kế toán không trực tiếp lập report tài chủ yếu và ghi sổ kế toán.Chứng từ kế toán tài chính không thực hiện trực tiếp nhằm lập báo cáo tài bao gồm và ghi sổ kế toán tài chính như: Phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu đưa ra không giữ trong tài liệu kế toán tài chính của thành phần kế toán.2.2 Tài liệu kế toán phải tàng trữ tối thiểu 10 năm
Sau đấy là những tư liệu có thời hạn tàng trữ chứng từ kế toán tài chính tối thiểu 10 năm:
Tài liệu kế toán tương quan đến nhượng bán, thanh lý gia tài cố định, review tài sản và báo cáo kết quả kiểm kê.Các tài liệu kế toán tương quan đến chia, tách, thành lập, sáp nhập, thích hợp nhất, gửi đổi hình thức sở hữu, biến đổi loại hình doanh nghiệp lớn hoặc chuyển đổi đơn vị, phá sản, giải thể, hoàn thành dự án, xong xuôi hoạt động.Những tài liệu kế toán tài chính của đơn vị chức năng chủ đầu tư gồm tài liệu kế toán tài chính về báo cáo quyết toán với tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm.Chứng trường đoản cú kế toán áp dụng trực tiếp để lập report tài chính và ghi sổ kế toán; các sổ kế toán chi tiết; các bảng kê, report tự khám nghiệm kế toán; những sổ kế toán tài chính tổng hợp; bảng tổng hợp bỏ ra tiết; report tài bao gồm tháng, quý, năm; biên bạn dạng tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ cùng tài liệu khác áp dụng trực tiếp để lập report tài thiết yếu và ghi sổ kế toán.Tài liệu tương quan tại đơn vị như hồ sơ thanh tra, hồ nước sơ kiểm toán của kiểm toán nhà nước, kiểm tra, đo lường của cơ sở nhà nước hoặc hồ sơ của các tổ chức truy thuế kiểm toán độc lập.Các tài liệu khác không được quy định của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tại Điều 12 và Điều 14.2.3 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
Các report tổng quyết toán chi tiêu nhà nước bao gồm thời hạn tàng trữ vĩnh viễn
Các tài liệu có thời hạn tàng trữ chứng trường đoản cú kế toán có thời hạn vĩnh viễn đang tùy trực thuộc vào mỗi nghành nghề dịch vụ khác nhau.
Đối với đơn vị kế toán trong nghành nghề kế toán bên nước, những tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:Báo cáo quyết toán giá thành địa phương đã nhận được phê chuẩn của Hội đồng nhân dân những cấp.Báo cáo tổng quyết toán giá cả nhà nước năm đã có phê chuẩn bởi Quốc hội.Hồ sơ, report quyết toán dự án dứt thuộc team A và dự án đặc biệt quốc gia.Tài liệu kế toán khác bao gồm tính sử liệu, có ý nghĩa sâu sắc quan trọng về an ninh, kinh tế và quốc phòng.Các tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn sẽ vày người đại diện thay mặt theo luật pháp hoặc người đứng đầu của đơn vị kế toán quyết định. Bọn họ sẽ căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa sâu sắc lâu lâu năm của tài liệu, thông tin để quyết định rõ ràng cho từng ngôi trường hợp cùng giao cho phần tử kế toán hoặc bộ phận lưu trữ bên dưới hình thức phiên bản gốc hoặc vẻ ngoài khác.
Đối cùng với trường hòa hợp có thời hạn lưu trữ chứng trường đoản cú kế toán vĩnh viễn, bạn sẽ phải tàng trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán tài chính bị tàn phá tự nhiên.
3. Thời khắc tính thời hạn tàng trữ chứng từ bỏ kế toán
Tài liệu kế toán có hạn lưu trữ 5 năm được tính thời hạn tàng trữ từ ngày chấm dứt kỳ kế toán tài chính năm
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP trên điều 15 hướng dẫn hiện tượng kế toán, thời gian tính thời hạn tàng trữ chứng từ kế toán sẽ tiến hành tính từ ngày xong xuôi kỳ kế toán tài chính năm so với các tài liệu sau:
Những tài liệu kế toán phải tàng trữ tối thiểu là 5 năm.Các tài liệu kế toán tài chính thuộc nhóm lưu trữ 10 năm như: triệu chứng từ kế toán áp dụng trực tiếp nhằm lập báo cáo tài thiết yếu và ghi sổ kế toán; những bảng kê, bảng tổng hợp bỏ ra tiết, tài liệu kế toán liên quan đến nhượng bán, thanh lý gia sản cố định, đánh giá tài sản, tài liệu kế toán pháp luật tại những Khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 của Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP,…Những tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn.Thời điểm tính hạn lưu trữ chứng từ tính từ lúc ngày report quyết toán dự án xong xuôi được duyệt đối với các tư liệu kế toán phép tắc của Nghị định 174/2016/NĐ-CP trên khoản 3 Điều 13 gồm: Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng chủ đầu tư chi tiêu gồm những tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm cùng tài liệu kế toán tài chính về report quyết toán dự án hoàn thành.
Thời hạn tàng trữ chứng trường đoản cú kế toán tính trường đoản cú ngày dứt thủ tục phá sản, giải thể, xong xuôi dự án, kết thúc hoạt động so với các tài liệu kế toán tương quan đến giải thể, kết thúc hoạt động, tài liệu phá sản, hoàn thành dự án.
Những tư liệu kế toán tương quan đến thành lập đơn vị tính từ thời điểm ngày thành lập, tài liệu kế toán liên quan đến tách, phù hợp nhất, chia, sáp nhập, đưa đổi vẻ ngoài sở hữu, biến đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, sáp nhập, vừa lòng nhất, đưa đổi vẻ ngoài sở hữu, chuyển đổi loại hình.
Tài liệu kế toán liên quan đến thanh tra, kiểm toán, soát sổ của cơ quan gồm thẩm quyền sẽ tiến hành tính từ ngày kết luận thanh tra, kiểm soát hoặc có báo cáo kiểm toán.
Tùy vào mỗi lĩnh vực và một số loại hồ sơ, tài liệu của mình, chúng ta hãy khẳng định thời hạn lưu trữ chứng trường đoản cú kế toán chính xác nhất để triển khai theo cách thức của quy định nhé!
