Flowchart là gì? 3 cách để vẽ lưu đồ tiến trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp (Có ví dụ như minh hoạ) Bạn đã hiểu phương pháp vẽ một flowchart (lưu thiết bị quy trình) bởi phần mềm thế nào cho đúng luật lệ và dễ nắm bắt với bạn đọc giỏi chưa? giải đáp và lấy một ví dụ minh hoạ dưới đây có thể giúp đỡ bạn.

Flowchart là gì?

Một quy trình nghiệp vụ là một trong chuỗi những nhiệm vụ tái diễn theo vật dụng tự nhất thiết mà doanh nghiệp lớn cần tiến hành để đạt được kim chỉ nam kinh doanh.Bạn đã xem: ý nghĩa các hình vào sơ đồ gia dụng khối

Flowchart (hay hay được điện thoại tư vấn là lưu đồ gia dụng - sơ thứ quy trình), phương diện khác, là một trong những phương tiện đồ dùng hoạ trực quan tiền hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản bao hàm các bước, các điều kiện chuyển đổi kết quả,...

Bạn đang xem: Ý nghĩa các hình trong sơ đồ khối

Một số ích lợi của flowchart đối với doanh nghiệp:

Là tài liệu không thiếu thốn giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động vui chơi của quy trình, đặc biệt là nhân viên new (có bao nhiêu bước, cần áp dụng công nạm gì, cần cung cấp từ ai,...)

Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào tiến công giá unique sản phẩm đầu ra

Làm bản tham chiếu cho tái xây dựng quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là quy trình cần loại bỏ hoặc cách tân thêm

Bài viết này vẫn hướng dẫn các bạn cách vẽ lưu lại đồ quy trình nghiệp vụ theo 3 cách cụ thể, đồng thời giới thiệu 3 ví dụ giúp bạn hình dung dễ hơn về phong thái các nguyên tố trong quy trìnhđược đối chiếu và đưa vào lưu giữ đồ.


*

Hướng dẫn các bạn 3 bướcđểvẽflowchart (lưu đồ vật quy trình) cho doanh nghiệp

Nhìn nhoáng qua, các bước này nghe có vẻ như khá đơn giản - chỉ nên vẽ lưuđồ với vài ba loại hình khối cùng mũi tên. Cơ mà thực sự, để kiến thiết được một flowchart đúng chuẩn và súc tích thì không còn dễ dàng, nhất là lúc trong công ty thường có con số lớn cácquy trình link lại cùng với nhau.

Bước 1: ra quyết định xem chúng ta có thực sự cần có lưu đồ quá trình hay không

Tất nhiên, vấn đề xây dựng flowchart chỉ có ý nghĩa sâu sắc khi doanh nghiệp bạn thực sự bắt buộc tới nó để tiếp tục chuyển động và/hoặc tăng trưởng ghê doanh, không ngừng mở rộng quy mô nhân sự,...

Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn cai quản quy trình bằng... Miệng - nhân sự sẽ được mô tả và lí giải trực tiếp bằng lời nói. Biện pháp làm này thực chất vẫn tất cả thể vận động tốt ởcác đơn vị quy mô nhỏ tuổi với một vàiquy trình đơn giản, lặp đi lặp lại.

Các doanh nghiệp hiện đại thì không dừng chân tại đó.

Nếu bạn mong muốn "văn phiên bản hoá"trình tự quá trình thànhmột quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ.

Nếu bạn tham vọng sẽ "số hoá" tiến trình khi thâm nhập vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy chuẩn bị trước thật kỹ bạn dạng lưu trang bị và những hướng dẫn liên quan.


*

Bước 2: tích lũy thông tin chính xác về cách quá trình hoạt động

Trừ khi bạn chính là người thâm nhập trực tiếp vào tất cả các các bước nghiệp vụ mỗi ngày của doanh nghiệp, bạn cần khám phá đểbiết rõ hơn toàn bộ các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽđược một lưu trang bị quy trình chuẩn chỉnh xác.

Ngay cả khi các bước có vẻ đơn giản hoặc thời gian ra mắt chỉ khoảng tầm 1-2 ngày, mọi chi tiết dù bé dại nhất đầy đủ cần nhiệt tình tới. Ví dụ:

Mục đích của các bước này là gì? tên gọi chính xác của nó?

Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? tên gọi của các bước là gì?

Ai là tín đồ phụ trách bước này? Một tín đồ duy độc nhất vô nhị hay chuyển phiên theo từng người của nhóm nhóm?

Bước này có hướng dẫn tế bào tả rõ ràng không? bao gồm giới hạn thời hạn là bao nhiêu tiếng?

Sau bước này có hai tài năng sẽ xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quá trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở về bước trước kia và lặp lại một đoạn quy trình, hay vẫn dẫn sang một phần sau quy trình hoàn toàn khác?

Có sự kiện nào rất có thể khiến bạn đi chệch ngoài một quy trình chuẩn chỉnh hay không?

Có bao giờ ngay từ cách số 2 đã đã tạo ra output thành công và chấm dứt quy trình? Hoặc bạn nhận ra input cảm thấy không được và quá trình là thất bại?

Để đích thực hiểu được sâu phía bên trong và tất cả khả năng hoàn toàn có thể xảy ra của một quy trình, hãy xem thêm ý kiến nhân viên trực tiếp làm cho việc trong đó. Bạn cũng có thể lựa chọn lựa cách đi tới trò chuyện với từng người, hoặc mở một cuộc họp lũ và khuyến khích họ chia sẻ cùng nhau. Hoàn toàn có thể nhân viên của bạn đã ấp ủ từ lâu và đangsẵn sàng nhằm nảy ra các ý tưởng phát minh thú vị.

Bước 3: hợp tác vào vẽ lưu thứ quy trình

Khi bạn đã có trong tay đủ những thông tin về phong thái một quy trình chuyển động trên thực tế, cùng bắt đầu “vẽ” lại bọn chúng thành giữ đồ.

Dưới đấy là các cam kết hiệu cơ bản được điều khoản khi vẽ giữ đồ quá trình nghiệp vụ:


*

Ghi nhớ các ký hiệu sau khoản thời gian xây dựng và đọc - hiểu các flowchart

Với các ký hiệu tầm thường đó, bạn cũng có thể vẽ lưu vật quy trình cho doanh nghiệp theo 3 biện pháp khác nhau:

Cách thiết bị nhất: Dùng cây bút và giấy:

Đây là cách dễ dàng nhất, bạn chỉ việc lấy một mảnh giấy, một cây cây bút và bước đầu vẽ ra một bạn dạng cứng của lưu đồ. Bạn cũng có thể dùng thêm thước kẻ nhằm sản phẩm bằng tay này trông tất cả vẻ xinh tươi và trang trọng hơn.

Sau khi vẽ, chúng ta có thể chụp hình ảnh lại nhằm lưu vào bộ nhớ lưu trữ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng giữ giàng trong kho sau khoản thời gian photocopy ra và phân phân phát nó tới tất cả những bạn có liên quan trực tiếp tới các bước nghiệp vụ.

Cách trang bị hai: Dùng các công cố để vẽ “digital flowchart” bên trên thiết bị

Rất bao gồm thể, bạn sẽ muốn giữ đồ của bản thân được vẽ bên dưới dạng bạn dạng mềm kỹ thuật số. Điều này giúp bạn dễ ợt hơn các trong việc tiến hành các chỉnh sửa, lưu trữ cũng như share nó cùng với nhân viên,...

Ở mức độ cơ bản, bạn có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc những phần mềm kiến thiết đồ họa chuyên được sự dụng như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),... Cao cấp hơn, những công cụ cung cấp tạo sơ đồ dùng trực con đường như LucidCharts là một trong những sự chắt lọc không tồi nếu bạn muốn sản phẩm đạt tới trình độ bài bản hoặc công ty có số lượng lớn lưu lại đồ yêu cầu xây dựng.

Cách trang bị ba: cần sử dụng phần mềm làm chủ quy trình nghiệp vụ (BPMS)

Chức năng của Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS) chưa phải là vẽ lưu lại đồ, tuy nhiên chúng tất cả thể cấu hình thiết lập và tự động hóa hóa mọi các bước nghiệp vụ.

Nếu bạn đã có trên tay bản vẽ flowchart, thao tác đưa chúng lên phần mềm vô cùng dễ dàng.

Xem thêm: Hướng Dẫn Chạy Giả Lập Android Trên Pc, Laptop Không Cần Phần Mềm

Nếu bạn đang sẵn có file Excel mô tả các bước của các bước và một số nhiệm vụ vẫn thực hiện; thiệt tuyệt, chúng ta cũng có thể upload thẳng lên hệ thống để hô trở thành file đó thành tiến trình tự động.

Nếu bạn mới chỉ mường tượng ra các bước trong đầu, không vấn đề gì cả, hãy thực hiện theo hướng dẫn trên ứng dụng để xây dựng ra một sự tự động hóa trả chỉnh.

Thông tin về từng bước thực hiện sẽ được tế bào tả chi tiết với deadline, người thực hiện, bạn phụ trách, tiêu chuẩn chỉnh hoàn thành, file lắp kèm,... Khi trọng trách đi đến cách nào thì khối hệ thống sẽ bắn thông báo auto cho bạn nhận việc. Không có độ trễ, không có sai sót hay quên việc xảy ra, chú ý vào phần mềm là ngay lập tức thấy được quy trình của công việc.

Điểm cộng lớn khi sử dụng phần mềm là doanh nghiệp chỉ cần set up một đợt duy nhất cho mỗi quy trình, nhân viên và những đầu bài toán cứ thế chạy theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí còn chẳng cần đào tạo nhân viên phương pháp ghi nhớ lưu lại đồ: Họ chỉ cần thao tác kéo-thả tại phần việc của họ thôi, còn lại ứng dụng sẽ tự động hóa xử lý.

Giải pháp làm chủ và tự động hóa hoá quá trình congtyketoanhanoi.edu.vn Workflow là “ứng cử viên sáng sủa giá” nếu như khách hàng đang muốn dùng thử một BPMS cho doanh nghiệp.

Video giới thiệu tổng quan liêu phần mềm thống trị quy trình congtyketoanhanoi.edu.vn Workflow

Ví dụvề 3 lưu lại đồ các bước nghiệp vụ thông dụng trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp hoàn toàn có thể có vô số quy trình nghiệp vụ, khớp ứng với tất cả phòng ban/đội nhóm của Marketing, Sales, Hành chính - Nhân sự, Sản phẩm, âu yếm khách hàng,... Hoặc bất cứ sự cộng tácnào vào vai trò liên kết ở giữa.

Bài viết này sẽ lấy lấy ví dụ như về 3 quy trình thân quen mà doanh nghiệp nào cũng cần.

1. Lưu giữ đồ tiến trình onboarding nhân viên cấp dưới mới

Mọi nhân viên cấp dưới mới đều đề nghị onboarding để rất có thể làm quen với các bước và văn hoá doanh nghiệp, nhưng cách triển khaiquy trình onboarding sinh sống mỗi vị trí là khác nhau. Đây là các bước cơ bản:

Nhân viên mới ngừng hồ sơ sách vở và giấy tờ và giấy tờ thủ tục pháp lý

Hồ sơ này trải qua quy trình phê phê duyệt của bộ phận HR và thống trị cấp cao của công ty

Nhân viên HR giới thiệu về cấu trúc cũng như các quy định của công ty

Nhân viên quản lý tài nguyên nội cái bàn giao trang thiết bị làm cho việc, tài khoản đăng nhập, đồng phục, mã chấm công,...

Và đây làlưu đồ tiến trình onboarding:


*

Đọc đưa ra tiết: hướng dẫn chúng ta cách triển khai các bước onboarding cho nhân viên mới

2. Lưu giữ đồ quá trình phê chăm bẵm công văn

Như bạn cũng có thể đã biết, việc vận chuyển công văn qua lại thân nhiều email để phê duyệt yên cầu độ chi tiết và độ đúng đắn cao. Chưa kể đến việc chỉnh sửa rất dễ khiến cho chúng bị thất lạc, nhầm lẫn hoặc bỏ quên trong một cỗ ván thư nào đó.

Đây là các bước cơ bản chúng ta có thể dùng nhằm xét duyệt các loại công văn, làm hồ sơ giấy tờ:

Công văn được gửi đi

Nếu công văn ko được chấp thuận, quy trình bị huỷ bỏ

Nếu công văn được chấp thuận, sửa đổi theo yêu thương cầu

Lưu trữ công văn vào một thư mục được quy định trước

Tự rượu cồn gửi email chứng thực xét duyệt thành công tới fan gửi công văn

Và đấy là lưu thiết bị của quá trình xét chăm nom công văn, làm hồ sơ giấy tờ:


*

Đọc bỏ ra tiết: tiến trình xử lý và lưu trữ công văn rất có thể được văn minh hoá như vậy nào?

3. Lưu giữ đồ tiến trình ứng phó với sự cố phát sinh

Doanh nghiệp nào thì cũng nên tất cả một kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm ẩn và chuẩn bị sẵn sàng phát sinh thành sự cố.

Mặc dù bạn có thể phần làm sao đoán được đều điều sắp tới xảy ra, tuy nhiên một chiến lược về kiểu cách phản ứng trong số những tình huống vì vậy là cần thiết để nhân sự của người sử dụng không hoảng loạn.

Lấy lấy ví dụ như về các bước xử lý một cuộc tiến công vào hệ thống bình an mạng trong doanh nghiệp bạn:

Trường hợp nguy cấp được báo cáo bởi một nhân viên cấp dưới công ty sau khoản thời gian phát hiện ra tất cả một USB lạ đang cắm vào laptop của họ

Các mối đe dọa được đánh giá bởi đội an ninh. Nếu thông báo sai hoặc vấn đề bé dại dễ dàng giải quyết, quá trình kết thúc

Nếu đấy là mối đe doạ thực sự nguy hiểm, gửi e-mail khẩn cấp cho tới ban chỉ huy công ty

Ban chỉ huy và đội an toàn tổ chức buổi họp khẩn cấp

Đề xuất phương án và triển khai

Nếu chiến thuật không hiệu quả, trở lại tổ chức một cuộc họp khác. Giả dụ có hiệu quả như mong đợi, hoàn toàn quy trình.

Cùng xem lưu đồ vật của quy trình ứng phó với việc cố vạc sinh:


Một số quy trình nghiệp vụkhác rất có thể bạn quan lại tâm:

Lời khuyên dành cho bạn: bởi sao phải ngưng lạm dụng lưu lại đồ với tận dụng anh tài hữu ích của phần mềm làm chủ quy trình tự động hóa (BPMS)?

Dùcongtyketoanhanoi.edu.vn Workflowchỉ new được xúc tiến gần bố tháng, Dermafirm đã nhận được thấy những chuyển biến đáng nhắc trong việc quản lýquy trình quan tâm khách hàng của phòng Kinh doanh và các bước nhập - xuất hàng ở trong nhà Kho vận.

(Anh Phạm ngôi trường Linh- người đứng đầu CTCP Labo de Dermafirm Việt Nam)

Trên thực tế, xây dựng flowchart chỉ dừng lại ở việc cung cấp tin các bước của các bước vào một bản vẽ để tàng trữ lại cùng truyền đạt cho các nhân viên mới. Còn tác dụng triển khai các bước hằng ngày, theo dõi và quan sát tiến độcũng như nhanh lẹ phát hiện tại sai sót để giải pháp xử lý kịp thời, ví dụ lưu đồ chưa thể đáp ứng nhu cầu được.

Ví dụ, người tiêu dùng phàn nàn là 7 ngày rồi nhưng mà vẫn chưa nhận được phiên bản cứng hợp đồng để bước đầu triển khai dịch vụ. Bây giờ bạn bắt đầu ngỡ ngàng bởi số lượng 7 ngày là quá lâu so với tiến trình kỳ vọng. Bạn quan trọng phải tra cứu ra“nút cổ chai” của các bước - vị trí hợp đồng bị tắc nghẽn.

Bạn nhìn vào lưu đồ, bao gồm 5 cách tất cả. Bây giờ bạn cần phải gọi mang lại tất thảy 5 phòng ban để hỏi xem rút cục hợp đồng đang nơi đâu và vấn đề xẩy ra là gì. Quá mất thời hạn và công sức!


Còn bây giờ, với 1 phần mềm BPM điển hình như congtyketoanhanoi.edu.vn Workflow, bạn cũng có thể làm rất nhiều gì vào trường vừa lòng này?

Trước hết, các bạn đã dễ dàng xây dựng được các bước nghiệp vụ thành công việc cụ thể, phân quyền ngặt nghèo ai thay quyền thống trị tối cao, ai gồm quyền tiếp cận dữ liệu, ai chịu trách nhiệm cho từng hòa hợp đồng, hướng dẫn xử lý theo từng bước như vậy nào, giới hạn thời gian ở từng bước một là bao lâu,...

Khi có vụ việc phát sinh, bạn không phải lục lọi lưu đồ nhằm kiểm chứng, chỉ việc truy cập vào hệ thống phần mềm. Gõ mã hòa hợp đồng vào thanh kiếm tìm kiếm, với kìa, các bạn thấy nhiệm vụđó đang bị cảnh báo màu đỏ vì đủng đỉnh deadline. Nhìn vào đó, bạn biết ngay hòa hợp đồng đã hoàn thành bước thoả thuận điều khoản, nhưng hiện nay đang bị tắcở bước ký duyệt vì CEO - do nhân viên cấp dưới pháp chế chịu trách nhiệm thực hiện.