CẬP NHẬT QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN, HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Loại tài liệu kế toán tài chính nào phải lưu trữ và thời hạn lưu trữ là bao lâu? – Tú Quỳnh (Bình Dương)

Mục lục bài bác viết

03 chính sách về lưu trữ tài liệu kế toán

Về vụ việc này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT lời giải như sau:

1. Nhiều loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

- chứng từ kế toán.

Bạn đang xem: Quy định về lưu trữ hồ sơ kế toán

- Sổ kế toán đưa ra tiết, sổ kế toán tổng hợp.

- báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng phù hợp quyết toán ngân sách.

- Tài liệu không giống có tương quan đến kế toán tài chính bao gồm:

+ những loại phù hợp đồng;

+ báo cáo kế toán cai quản trị;

+ hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án công trình hoàn thành, dự án quan trọng đặc biệt quốc gia;

+ báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;

+ các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;

+ Biên phiên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn tự lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;

+ các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp duy nhất sáp nhập, xong hoạt động, chuyển đổi vẻ ngoài sở hữu, thay đổi loại hình doanh nghiệp lớn hoặc đổi khác đơn vị;

+ Tài liệu tương quan đến đón nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;

+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí tổn và nghĩa vụ khác so với Nhà nước và các tài liệu khác.

(Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

2. Nơi tàng trữ tài liệu kế toán

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán tài chính được lao lý tại Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

- Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải bảo đảm có không thiếu thốn thiết bị bảo vệ và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo cơ chế của pháp luật.

Trường hợp đơn vị chức năng không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị chức năng thì có thể thuê tổ chức, phòng ban lưu trữ triển khai lưu trữ tài liệu kế toán trên các đại lý hợp đồng lưu trữ theo chính sách của pháp luật.

- tài liệu kế toán của khách hàng có vốn đầu tư chi tiêu nước ngoài, trụ sở và văn phòng công sở đại diện của chúng ta nước ngoài vận động tại nước ta trong thời gian vận động tại nước ta theo Giấy ghi nhận đầu tư, Giấy ghi nhận đăng ký thành lập và hoạt động doanh nghiệp hoặc Giấy bệnh nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp bắt buộc được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở việt nam hoặc thuê tổ chức triển khai lưu trữ tại việt nam thực hiện tàng trữ tài liệu kế toán.

Khi xong xuôi hoạt đụng tại việt Nam, người đại diện theo lao lý của solo vị ra quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ ngôi trường hợp điều khoản có cách thức khác.

- Tài liệu kế toán tài chính của đơn vị chức năng giải thể, phá sản, xong xuôi hoạt động hoặc những dự án ngừng hoạt động bao hàm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tư liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, chấm dứt hoạt hễ được lưu trữ tại nơi vị người thay mặt đại diện theo quy định của đơn vị chức năng kế toán quyết định hoặc theo ra quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định kết thúc hoạt đụng hoặc kết thúc dự án.

- Tài liệu kế toán của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, thay đổi loại hình doanh nghiệp hoặc biến đổi loại hình đối chọi vị bao hàm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn tàng trữ và tư liệu kế toán liên quan đến đưa đổi hiệ tượng sở hữu, chuyển đổi loại hình công ty hoặc đổi khác đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc trên nơi do cơ quan tất cả thẩm quyền ra quyết định chuyển đổi vẻ ngoài sở hữu, đổi khác loại hình công ty hoặc biến đổi đơn vị quyết định.

- tài liệu kế toán của những kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn giữ trữ của những đơn vị được chia, tách:

+ trường hợp tài liệu kế toán phân loại được cho đơn vị chức năng kế toán new thì lưu trữ tại đơn vị mới;

+ nếu như tài liệu kế toán tài chính không phân loại được thì tàng trữ tại đơn vị chức năng kế toán bị phân chia hoặc bị tách hoặc tại nơi vị cơ quan bao gồm thẩm quyền ra quyết định chia, tách đơn vị quyết định.

Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì tàng trữ tại những đơn vị kế toán mới. Tư liệu kế toán liên quan đến bóc đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị chức năng bị tách, đơn vị chức năng kế toán mới.

- tài liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm vẫn đang còn trong thời hạn lưu trữ và tư liệu kế toán tương quan đến vừa lòng nhất, sáp nhập những đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị chức năng kế toán hòa hợp nhất.

- Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng đề xuất được lưu trữ theo điều khoản của điều khoản liên quan.

3. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán so với mỗi nhiều loại tài liệu kế toán như sau:

3.1. Tài liệu kế toán phải tàng trữ tối thiểu 5 năm

Tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm:

- hội chứng từ kế toán tài chính không thực hiện trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán với lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu lại trong tập tài liệu kế toán của thành phần kế toán.

- tư liệu kế toán cần sử dụng cho quản ngại lý, điều hành quản lý của đơn vị kế toán ko trực tiếp ghi sổ kế toán với lập báo cáo tài chính.

- Trường vừa lòng tài liệu kế toán hình thức tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác mức sử dụng phải tàng trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo cách thức đó.

(Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

3.2. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:

- bệnh từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán cùng lập report tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp bỏ ra tiết, các sổ kế toán đưa ra tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài thiết yếu tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, report tự kiểm soát kế toán, biên phiên bản tiêu diệt tài liệu kế toán tàng trữ và tài liệu khác thực hiện trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán và lập report tài chính.

- tài liệu kế toán tương quan đến thanh lý, nhượng bán gia sản cố định; báo cáo kết trái kiểm kê và review tài sản.

- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao hàm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán tài chính về report quyết toán dự án hoàn thành thuộc team B, C.

Xem thêm: Giải Pháp Cho Thực Trạng Ngành Kế Toán Hiện Nay, Ngành Kế Toán Là Gì

- tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, đúng theo nhất, sáp nhập, gửi đổi bề ngoài sở hữu, biến đổi loại hình công ty hoặc biến đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, dứt dự án.

- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ nước sơ truy thuế kiểm toán của truy thuế kiểm toán Nhà nước, làm hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát và đo lường của cơ quan nhà nước bao gồm thẩm quyền hoặc hồ nước sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

- những tài liệu khác không được pháp luật tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

- trường hợp những tài liệu kế toán trên mà luật pháp khác biện pháp phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo khí cụ đó.

(Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

3.3. Tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn

Tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

- Đối với đơn vị kế toán trong nghành kế toán bên nước, tài liệu kế toán phải tàng trữ vĩnh viễn gồm:

+ báo cáo tổng quyết toán chi tiêu nhà nước năm đã làm được Quốc hội phê chuẩn, report quyết toán giá cả địa phương đã làm được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;

+ hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc đội A, dự án đặc biệt quan trọng quốc gia;

+ Tài liệu kế toán khác gồm tính sử liệu, có chân thành và ý nghĩa quan trọng về gớm tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác minh tài liệu kế toán tài chính khác phải lưu trữ vĩnh viễn vì chưng người thay mặt theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương ra quyết định trên cơ sở xác minh tính chất sử liệu, ý nghĩa sâu sắc quan trọng về tởm tế, an ninh, quốc phòng.

- Đối với vận động kinh doanh, tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có chân thành và ý nghĩa quan trọng về tởm tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do fan đứng đầu hoặc người đại diện thay mặt theo điều khoản của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa sâu sắc lâu nhiều năm của tài liệu, tin tức để đưa ra quyết định cho từng ngôi trường hợp ví dụ và giao cho bộ phận kế toán hoặc thành phần khác tàng trữ dưới hình thức bản gốc hoặc bề ngoài khác.

- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn tàng trữ trên 10 năm cho tới khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

(Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

Chứng từ kế toán tài chính là hóa đơn hoàn toàn có thể được lưu trữ trong thời hạn bao lâu? không còn thời hạn lưu trữ thì rất có thể tiêu hủy không?

Những nhiều loại tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ theo quy định mới nhất hiện nay bao gồm những gì? Tài liệu kế toán tài chính nào phải lưu trữ tối thiểu 5 năm?

Chứng từ bỏ kế toán là một tài liệu quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Không chỉ việc xác lập triệu chứng từ kế toán luôn luôn cần được tiến hành một bí quyết đúng đắn, biệt lập và ví dụ mà việc thống trị và lưu trữ chứng từ kế toán tài chính cũng là phần nhiều vấn đề đặc biệt quan trọng mà phần tử Tài chính – Kế toán rất cần phải hết sức lưu giữ ý. Dưới đó là những quy định lưu trữ chứng từ kế toán tài chính được cập nhật mới nhất tính đến thời điểm hiện tại tại.

Nội dung Nghị định 174/2016/NĐ-CP tập trung nắm rõ các sự việc liên quan mang đến quy định tàng trữ chứng từ kế toán tài chính như sau:

1. đều loại hội chứng từ kế toán nào buộc phải được tàng trữ theo quy định?

Trên thực tế, bộ phận Kế toán sẽ phải thống trị rất nhiều các loại tài liệu kế toán tài chính cả bên phía trong và phía bên ngoài doanh nghiệp. Mặc dù việc nguyên tắc lưu trữ chỉ việc áp dụng với một trong những tài liệu mang ý nghĩa chất đặc biệt quan trọng cao bao gồm:

Chứng tự kế toán
Các nhiều loại sổ sách kế toán bao gồm sổ kế toán đưa ra tiết, sổ kế toán tổng hợp.Các loại báo cáo gồm: báo cáo tài chính; BC quyết toán ngân sách; BC tổng thích hợp quyết toán ngân sách; BC kế toán tài chính quản trị; BC kiểm kê và review tài sản.Các loại tài liệu kế toán có liên quan khác như: vừa lòng đồng; hồ sơ; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên phiên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định liên quan mang đến việc chuyển đổi nguồn vốn, biến hóa chủ thiết lập của doanh nghiệp; Tài liệu tương quan đến thuế, phí, lệ giá thành và nhiệm vụ tài chủ yếu khác đối với Nhà nước.

2. Thời hạn tàng trữ chứng từ kế toán

a. Thời hạn tàng trữ chứng từ kế toán buổi tối thiểu 5 năm

Căn cứ theo pháp luật tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những triệu chứng từ kế toán tài chính phải tiến hành quy định tàng trữ tối thiểu 5 năm là đều tài liệu, chứng từ kế toán tài chính không thực hiện trực tiếp nhằm ghi sổ bao gồm:

Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho
Tài liệu kế toán cần sử dụng cho cai quản lý, điều hành.Đối với đa số trường hợp khác, được quy định rõ ràng về thời hạn không giống thì doanh nghiệp lớn phải trang nghiêm chấp hành theo điều khoản đó.

b. Thời hạn lưu trữ chứng từ bỏ kế toán về tối thiểu 10 năm

Căn cứ theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tất cả tài liệu triệu chứng từ kế toán sau sẽ sở hữu được thời hạn tàng trữ tối thiểu là 10 năm.

Chứng trường đoản cú kế toán tương quan trực tiếp nối việc ghi sổ kế toán cùng lập report Tài chính; các bảng kê; bảng tổng hợp bỏ ra tiết, sổ kế toán đưa ra tiết, sổ kế toán tổng hợp; báo cáo tháng, quý, năm; báo cáo quyết toán; báo cáo tự đánh giá kế toán; Biên phiên bản tiêu bỏ tài liệu… thời khắc lưu trữ tính trường đoản cú khi xong xuôi niên độ kế toán.Tài liệu triệu chứng từ kế toán tương quan đến vận động thanh lý, nhượng bán gia sản cố định; báo cáo kết quản ngại kiểm kê và review tài sản. Thời khắc lưu trữ tính tự khi những giao dịch được trả thành.Tài liệu liên quan đến các đơn vị nhà đầu tư bao hàm tài liệu trong những kỳ kế toán năm; báo cáo quyết toán dự án công trình hoàn thành. Thời điểm lưu trữ tính trường đoản cú khi dứt duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn chi tiêu dự án.Tài liệu liên quan đến các hoạt động biến hóa vốn điều lệ, công ty sở hữu của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa… thời điểm lưu trữ tính trường đoản cú khi xong xuôi thủ tục.Các tư liệu kế toán tương quan đến chuyển động kiểm tra, kiểm toán, đo lường và thống kê của ban ngành nhà nước gồm thẩm quyền. Thời khắc lưu trữ tính từ khi có report hoặc công dụng thanh tra từ những cơ quan bao gồm thẩm quyền.Các tài liệu không giống không được nêu trong cách thức tại Điều 12 với Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.Có số đông tài liệu được quy định ví dụ về thời hạn lưu trữ khác thì công ty sẽ phải triển khai theo những quy định đó.

c. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn

Đối với hội chứng từ bao gồm tính sử sách, mang giá trị kinh tế, bao gồm trị – xóm hội, công ty lớn sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Những tài liệu hội chứng từ kế toán đấy bao gồm:

Sổ kế toán tổng hợp
Báo cáo Tài bao gồm năm
Chứng từ với tài liệu kế toán khác.

3. Quy định về cách lưu trữ triệu chứng từ kế toán

Cách lưu trữ chứng từ kế toán được quy định rõ ràng tại Điều 9 của Nghị định 17/2016/NĐ-CP. Cụ thể gồm các vấn đề cần để ý như sau:

Các tài liệu kế toán tài chính được biên chép trên máy vi tính hoặc các thiết bị lưu trữ như băng, đĩa, thẻ thì nên được in ra giấy thuộc với không hề thiếu các yếu hèn tố pháp lý theo qui định như (mẫu biểu, mã số, chữ ký, nhỏ dấu) mới được chuyển vào lưu giữ trữ.Lưu trữ bệnh từ kế toán cần được triển khai khoa học, không thiếu thốn và bao gồm hệ thống. Kế toán viên bắt buộc phân loại hội chứng từ kế toán và sắp xếp theo lắp thêm tự thời gian phát sinh nghiệp vụ trong những niên độ kế toán. Việc bố trí này sẽ bảo đảm an toàn cho việc đào bới tìm kiếm kiếm, tra cứu tiện lợi khi rất cần phải sử dụng.Quy định nêu rõ, chậm nhất là 12 tháng tính từ lúc ngày dứt niên độ kế toán thì công ty lớn phải triển khai việc lưu trữ chứng từ kế toán.Đối với các tài liệu liên quan đến đơn vị chức năng đầu tư, cũng chậm nhất là 12 tháng tính từ lúc ngày report quyết toán vốn chi tiêu dự án hoàn thành được duyệt.Việc lưu trữ chứng tự kế toán tương quan đến các hoạt động làm đổi khác chủ tải hoặc vốn điều lệ của chúng ta như giải thể, phá sản, gửi đổi hình thức sở hữu, cổ phần… thì phải thực hiện chậm tuyệt nhất là 06 tháng tính từ lúc ngày xong thủ tục.

4. Công cụ về nơi tàng trữ chứng trường đoản cú kế toán

Tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về nơi tàng trữ chứng từ kế toán tài chính như sau:

Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ trên kho tàng trữ của đơn vị chức năng mình. Kho tàng trữ phải bảo vệ trang thiết bị bảo quản đầy đầy đủ và bình yên (chống trộm, phòng cháy, chống ẩm mốc, côn trùng…)Các doanh nghiệp liên doanh, hoặc công ty có vốn đầu tư nước xung quanh 100% phải tàng trữ tại doanh nghiệp trên lãnh thổ việt nam trong thời gian chuyển động tại Việt Nam.Tài liệu bệnh từ kế toán của các doanh nghiệp giải thể, vỡ nợ được lưu trữ tại cơ quan trao giấy phép đăng ký sale hoặc cơ quan cấp quyết định giải thể, phá sản.Đối với những doanh nghiệp sáp nhập, đưa đổi bề ngoài sở hữu, cổ phần hóa thì triệu chứng từ kế toán được tàng trữ tại đơn vị của chủ sở hữu bắt đầu hoặc cơ quan cấp quyết định.Người được giao nhiệm vụ thống trị việc tàng trữ chứng từ hay là bạn đứng đầu nhưng mà sẽ phụ trách trước điều khoản về tổng thể những nội dung tương quan đến vụ việc lưu trữ.

5. Nút xử phạt những hành vi tương quan đến quy định lưu trữ chứng từ kế toán

Theo quy định mới nhất tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, thì các hành vi vi phạm tương quan đến việc tàng trữ chứng từ kế toán tài chính sẽ yêu cầu chịu những mức phát sau:

Phạt cảnh cáo so với các hành vi: Không tiến hành việc lưu trữ theo đúng thời hạn quy định; Không tiến hành việc phân loại, sắp xếp những tài liệu trước khi đưa vào lưu lại trữ.Phạt chi phí từ 5 – 10 triệu đồng đối với một trong những các hành vi sau: triệu chứng từ kế toán lưu trữ không đầy đủ; làm mất mát, lỗi hỏng các chứng từ trong thời gian lưu trữ; từ bỏ ý sử dụng những chứng tự trong thời gian lưu trữ không phù hợp quy định; Không triển khai việc kiểm kê, phân nhiều loại và phục hồi những tài liệu chứng từ bị mất.Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng so với các hành vi sau: Hủy bỏ tài liệu kế toán tài chính trước thời hạn tàng trữ nhưng chưa đến mức truy tìm cứu trách nhiệm hình sự; Tiêu hủy hội chứng từ kế toán không đúng theo dụng cụ (không ra đời hội đồng, không nên phương pháp, không lập biên bản).

Trên trên đây là toàn cục kiến thức tổng thích hợp xoay quanh vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán. Hy vọng bài viết sẽ có đặc điểm nhắc nhở để doanh nghiệp lớn lưu trung tâm và thực hiện theo đúng phép tắc chung.