CÁCH SẮP XẾP LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN KHOA HỌC DÀNH CHO KẾ TOÁN

Sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán đối với một kế toán tài chính rất đặc biệt quan trọng nhất là tình hình hiện nay có những doanh nghiệp đến 5 năm còn chưa quyết toán xong và các kế toán ko làm liên tiếp trong một thời gian dài vào một công ty, thì các người tiếp sau rất trở ngại trong việc đào bới tìm kiếm kiếm bệnh từ kế toán tài chính cũ nếu việc sắp xếp không tồn tại khoa học. Tùy vào số lượng hóa đối chọi chứng từ cũng tương tự tình hình thực tế quy tế bào của từng công ty mà kế toán sẽ có những cách thu xếp lưu trữ hệ thống chứng từ bỏ kế toán. Cty CP ứng dụng Effect xin chia sẻ cách chuẩn bị xếp, lưu trữ chứng từ kế toán tài chính một bí quyết khoa học, hợp lý để dễ dãi tìm kiếm khi nên dùng.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp lưu trữ hồ sơ kế toán

- chúng ta cần bố trí chứng từ gốc các tháng theo tuần từ bỏ của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đang in với nộp report cho phòng ban thuế mặt hàng tháng: ban đầu tư mon 1 đến tháng 12 của năm tài chính, những chứng từ bỏ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra output được kẹp phổ biến với tờ khai thuế GTGT mỗi tháng đã nộp mang đến cơ quan tiền thuế, Mỗi hội chứng từ hoặc một tổ chứng từ yêu cầu kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,...có không hề thiếu chữ ký kết theo chức danh. Hóa đơn mua vào phải bao gồm phiếu chi, hóa đơn đẩy ra phải bao gồm phiếu thu, nếu giao dịch thanh toán qua bank thì phải bao gồm bảng sao kê của ngân hàng.
- Đi kèm theo hội chứng từ của năm như thế nào là báo cáo của năm đó. Một số report thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT, XNK, Môn Bài, TTDB, báo cáo tình hình thực hiện hóa đơn, báo cáo thuế TNDN lâm thời nộp hàng quý...
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu xuất kho hoặc thu tiền vào đôi khi kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hòa hợp đồng với Biên bản nghiệm thu, thanh lý nếu có. Trường phù hợp này chỉ vận dụng khi bán hàng thu được tiền mặt với đk hóa đối kháng VAT 20.000.000đ phải thanh toán giao dịch qua ngân hàng còn nếu như không thanh toán qua bank thì phần thuế GTGT đó của bên mua sẽ không còn được khấu trừ Hóa đơn mua vào (đầu vào) đề nghị kẹp cùng với phiếu bỏ ra và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán giao dịch kèm theo hòa hợp đồng, thanh lý nếu có.
• Với công ty xây dựng: nên làm hợp đồng kinh tế, thanh lý vừa lòng đồng, biên phiên bản nghiệm thu, biên phiên bản thanh lý vừa lòng đồng, giấy đề nghị thanh toán, đưa khoản; hóa solo GTGT phân phối ra.
Nếu phân phối chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) cùng phiếu xuất kho dĩ nhiên hợp đồng, thanh lý nếu có...
Nếu hóa đơn lớn hơn 20.000.000đ là hóa đơn bán hàng thông thường xuyên thì không cần phải chuyển khoản, chỉ việc làm phù hợp đồng cùng thanh lý đúng theo đồng là đủ điều kiện hợp thức hóa rồi
- Đi kèm theo hội chứng từ của năm nào là report của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT mặt hàng tháng, báo cáo tình hình thực hiện hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế các khoản thu nhập doanh nghiệp trợ thì tính mặt hàng quý.
- Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo công ty lớn sử dụng ra quyết định 48 hoặc 15;
Lưu ý: số máy tự các phiếu bắt buộc được tấn công và thu xếp tuần trường đoản cú theo số tăng mạnh không ngắt quãng, nhảy số.
- Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng vừa lòng đồng trường hợp có: phù hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hòa hợp đồng;
- phù hợp đồng lao cồn và hệ thống thang bảng lương: vừa lòng đồng lao động, bảng lương, phải tất cả chữ ký đầy đủ;
- khám nghiệm đối chiếu những nghiệp vụ tài chính phát sinh đối với sổ định khoản: hóa đối chọi đầu ra – vào với sổ kế toán;
- đánh giá lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu bên trên sổ chiếc 334 cùng bảng lương tất cả khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ;
- khám nghiệm lại số dư những tài khoản sổ mẫu : số dư TK 111 ,112 với sổ Quỹ tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, Số dư những tài khoản: 511, 515, 711, 621, 622, 627, 641, 642, 811, 911 nếu thời điểm cuối kỳ có số dư bởi không là đúng, hoặc chất vấn trên bảng bằng vận phát sinh nếu thông tin tài khoản nào có số dư là sai;

Lưu trữ hội chứng từ kế toán khoa học là yêu cầu cần thiết đối cùng với kế toán. Bây chừ có không hề ít cách tàng trữ chứng từ kế toán khác nhau. Tuy nhiên, mỗi cách lưu trữ chứng tự kế toán sẽ sở hữu được những ưu thế và điểm yếu riêng. Nội dung bài viết này kế toán tài chính Lê Ánh đang hướng dẫn chúng ta cách lưu trữ chứng từ kế toán tài chính khoa học, dễ dàng tìm kiếm, được áp dụng nhiều nhất hiện nay. Cùng với cách lưu trữ chứng từ kế toán tài chính này, công việc Kế toán của các bạn sẽ bớt vất vả hơn.

1. Cách lưu trữ tờ khai thuế GTGT

Kế toán tàng trữ bộ làm hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:

Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;Hóa 1-1 đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo đồ vật tự trong bảng kê thiết lập vào, cung cấp ra.

2. Bí quyết lưu trữ các tờ khai thuế khác: 

Các tờ khai thuế khác như thông báo phát hành hóa đơn, report tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm

Do số lượng tờ khai loại này sẽ không nhiều, vì thế các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng chừng 5cm cho một năm. Vào cặp đó dùng giấy phòng để chia thành các loại.

3. Cách lưu trừ hội chứng từ ngân hàng:

Bộ bệnh từ ngân hàng thông thường bao gồm: làm hồ sơ tiền gửi và hồ sơ chi phí vay

• Đối với hồ sơ tiền gửi:

Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa lựa chọn đóng quyển theo tháng tuyệt theo quý

Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng đúng theo (có dấu ngân hàng), thu xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, hội chứng từ giao dịch, UNC theo thiết bị tự của tờ sao kê.

• Đối với làm hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay, những phụ lục đi kèm hợp đồng vay, những khế ước nhận nợ và những hồ sơ khác kèm theo được thu xếp theo thiết bị tự thời hạn cho từng vừa lòng đồng vay.

Xem thêm: Doanh Nghiệp Kinh Doanh Dịch Vụ Kế Toán Nước Ngoài, Chi Tiết Thủ Tục Hành Chính

Hiện nay, những BCTC, giải pháp vay vốn…hầu hết là những số liệu chế biến, do đó với các sách vở và giấy tờ này các bạn để riêng rẽ ra cặp hồ sơ nội cỗ hoặc dùng các cách tấn công dấu, né bị nhầm khi trình cho cơ quan lại thuế.

4. Cách lưu trữ Phiếu thu, bỏ ra tiền

Thông thường, phiếu thu bỏ ra tiền sẽ tiến hành đóng thành quyển theo mon theo thứ tự số phiếu thu chi:

Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau:

Sổ quỹ tiền phương diện theo mon -> Phiếu thu + chi gồm kèm các hóa đối kháng photo, bảng giao dịch lương sau phiếu thu (chi) và những chứng từ không giống (nếu có)

5. Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho

Được đóng theo từng mon theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:

Cụ thể:

Phiếu nhập kho: 

+ Đối với thiết lập ngoài: yêu cầu kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đối kháng mua hàng, hóa đối chọi vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định hóa học lượng, chứng từ CO, CQ (nếu có)

+ Đối cùng với nhập kho thành phẩm: đề nghị lưu phiếu tính chi tiêu nhập kho kèm theo. Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa solo GTGT đầu ra output (photo), biên bạn dạng giao hàng….

6. Cách tàng trữ hợp đồng cài đặt vào buôn bán ra

Các bạn phải lưu hợp đồng cài vào, bán ra, báo giá, thanh lý hòa hợp đồng và những phụ lục đi cùng riêng đến từng công ty cung cấp, khách hàng. Thường thì hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.

- Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và giữ trữ tại phòng kế toán của DN. Trong trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì phòng Kế toán sẽ lưu lại 1 bản, phiên bản còn lại hoàn toàn có thể lưu tại các thành phần khác theo yêu cầu.

- thích hợp đồng được tập hợp và phân loại theo từng dự án, Kế toán cần tạo folder lưu trữ riêng với dán tên dự án ở gáy để dễ dàng tổ chức, theo dõi.

- Kế toán không nên cho các phần tử khác có hợp đồng gốc ra bên ngoài để tránh triệu chứng mất bệnh từ gốc.

- kế toán tài chính lưu phù hợp đồng kinh tế đồng bộ cùng các tài liệu sau:

Hình ảnh Trung tâm đào sản xuất kế toán tổng hợp thực hành Lê Ánh

Cách lưu trữ chứng từ kế toán tài chính

Tờ trình, kế hoạch (nếu mang lại riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu đến tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)Các bộ hồ sơ tương quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá....Hợp đồng gốc
Các phụ lục ký thêm
Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lýCác chứng từ nộp thuế (nếu có)Các hoá đối kháng đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay mượn cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NHCác biên bản thoả thuân khác nếu cóCác hồ sơ chứng từ khác có liên quan

7. Cách lưu trữ chứng từ bỏ lương

Kế toán theo dõi, thu xếp chứng từ bỏ lương như sau:

- hàng năm, kế toán chế tạo một folder lương cho từng năm để lưu giữ bảng lương theo từng mon trong năm

- Để dễ theo dỗi, kế toán dùng các phân chia file để giữ các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương những năm đó.

- chứng từ lương lưu mỗi tháng cần lưu gồm những: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo (nếu thanh toán giao dịch qua ngân hàng), các bảng ký nhấn lương bằng tiền mặt của người lao động. Hình như là các chứng từ khác bao gồm phát sinh tăng hoặc sút lương của người lao động.

8. Cách tàng trữ sổ sách kế toán

Cuối từng kỳ, những sổ sách kế toán tài chính trong phần mềm sẽ được in ra với đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, chúng ta cần đối chiếu lại với những chứng từ gốc xem đã đúng, đầy đủ hay chưa.

9. Cách tàng trữ hồ sơ gia tài cố định

Tờ trình được phê duyệt cài đặt TS

Các QĐ phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu thương cầu của DNHợp đồng thiết lập tài sản cam kết kết với những người bán
Tài liệu kỹ thuật về tiêu tốn nhiên liệu của tài sản
Biên bản thanh lý hợp đồng download bán tài sản
Biên bạn dạng giao dìm TS thân bên phân phối và DNBiên bản bàn giao gửi vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao vày Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
Mã tài sản theo sổ sách kế toán
Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳThẻ theo dõi tài sản cố định
Bộ hồ sơ thanh lý tài sản: Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
QĐ luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang trọng bộ phận khác
Các bệnh từ không giống liên quan.

Cách tàng trữ Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:

- hồ sơ của từng nhân viên;

- phù hợp đồng lao động, thanh lý đúng theo đồng lao cồn (nếu có)

- thông báo bảo hiểm và những mẫu biêu khai tăng, sút bảo hiểm, đk thang bảng lương

- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động

- tình trạng biến rượu cồn nhân sự đến từng mon …..

Cách lưu trữ chứng từ thanh toán

10. Các phiếu chi, UNC lưu cùng:

Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.Trong trường thích hợp doanh nghiệp có khá nhiều lần chi tiền cho một kế hoạch tổng thể đã được phê duyệt thì cần kèm theo phiên bản photo của kế hoạch đó ở các lần chi và có phiên bản ký chứng thực từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thế.Các khoản bỏ ra có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận tính năng trong doanh nghiệp.Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo
Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

11. Các phiếu thu, giấy báo bao gồm lưu cùng:

Hợp đồng phân phối hàng
Hóa đối chọi GTGTCác bệnh từ không giống liên quan 

12. Cách lưu trữ chứng từ công nợ

Kế toán tàng trữ hồ sơ công nợ theo một thư mục riêng và phân thành các file như sau:

Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm
Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợCác quyết định xử lý công nợCác công văn đòi nợ từng lần của các món nợ 

Trên đó là 12 bộ hồ sơ thông dụng với cách sắp xếp lưu trữ bệnh từ kế toán tài chính khoa học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn tự tin trong vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán, từ đó giúp quá trình kế toán trở lên nhẹ nhàng và công dụng hơn.

Kế toán Lê Ánh chúc chúng ta thành công! 

Bạn rất có thể tham khảo khóa đào tạo và huấn luyện kế toán cho người chưa biết những gì do giảng viên là kế toán trưởng tại kế toán tài chính Lê Ánh để được trả lời và giải đáp các thắc mắc

Từ khóa liên quan: tàng trữ chứng từ kế toán, tàng trữ chứng từ kế toán công nghệ , khoa hoc xuat nhap khau