Quy định về lưu trữ hồ sơ mới nhất: các loại tài liệu - hồ sơ lưu trữ, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán - hồ sơ trong doanh nghiệp, xử phạt vi phạm lưu trữ hồ sơ
I. Căn cứ pháp lý
Thông tư 10/2022/TT-BNV;II. Các loại tài liệu, hồ sơ có trong doanh nghiệp
Mỗi tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp đều có một giá trị và mục đích sử dụng riêng. Để thuận tiện cho công tác quản lý và theo dõi hồ sơ thì doanh nghiệp cần phân loại chúng theo từng nhóm, bao gồm:
1. Tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng
Công văn, nghị định, văn bản quy phạm pháp luật, chỉ thị của ban lãnh đạo;Tài liệu tham khảo để mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa;Báo cáo tổng kết hoạt động hàng tháng, hàng quý, hàng năm của doanh nghiệp.Bạn đang xem: Quy định về hồ sơ chứng từ kế toán
(*): Bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên, giấy phép quyết định thành lập xây dựng nhà, cơ sở hạ tầng (nếu có).
2. Hồ sơ, tài liệu về nhân sự
Các quyết định, bổ nhiệm bầu cử ban lãnh đạo, vị trí quản lý;Hồ sơ tuyển dụng: kế hoạch tuyển dụng, thông tin đăng tuyển dụng;Quy định về lương, thưởng, phụ cấp, quyết định tăng lương, khen thưởng nhân viên.3. Tài liệu về các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Kế hoạch và chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty;Bảng tổng kết đánh giá về những thành tựu đạt được của các chiến lược kinh doanh;Các hợp đồng kinh tế, thương mại và mua bán hàng hóa;Biên bản thỏa ước về kế hoạch hợp tác kinh doanh, hình thức phân chia lợi nhuận.4. Các loại hồ sơ, tài liệu về tài chính kế toán
Kiểm kê tài sản;Dự toán, quyết toán kinh phí;Kế hoạch thu chi và chứng từ sổ sách kế toán;Các loại báo cáo theo quy định của cơ quan có thẩm quyền;Các văn bản, thông tư, nghị định hướng dẫn về chế độ kế toán.III. Quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ trong doanh nghiệp
Tùy thuộc vào giá trị của tài liệu mà quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ khác nhau. Có những tài liệu chỉ cần đơn vị lưu trữ 5 năm hoặc cho đến khi tài liệu hết giá trị, hiệu lực. Song, cũng có những tài liệu đơn vị cần lưu trữ với thời hạn có thể lên đến 10 năm, 20 năm hoặc là vĩnh viễn. Cụ thể như sau:
1. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng
| Tài liệu, hồ sơ lưu trữ | Thời hạn lưu giữ |
| Biên bản họp | 10 năm |
| Điều lệ và các quy chế quản lý nội bộ của công ty | Vĩnh viễn |
2. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ tài chính kế toán
| Tài liệu, hồ sơ lưu trữ | Thời hạn lưu giữ | |
| Chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính | 10 năm | |
| Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính | 5 năm | |
| Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính và kế toán | Dài hạn và hàng năm | Vĩnh viễn |
| 6 tháng và 9 tháng | 20 năm | |
| Quý, tháng | 5 năm | |
| Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao và thanh lý tài sản cố định | Nhà đất | Vĩnh viễn |
| Tài sản khác | 20 năm |
3. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ về nhân sự
| Tài liệu, hồ sơ lưu trữ | Thời hạn lưu giữ |
Các quyết định, bổ nhiệm bầu cử ban lãnh đạo, vị trí quản lý: Hồ sơ tuyển dụng: kế hoạch tuyển dụng, thông tin đăng tuyển dụngHồ sơ nhân viên trong công ty: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng lao động, giấy tờ về bảo hiểm Quy định về lương, thưởng, phụ cấp, quyết định tăng lương, khen thưởng nhân viên | 5 năm |
4. Đối với nhóm tài liệu về các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty
| Tài liệu, hồ sơ lưu trữ | Thời hạn lưu giữ |
| Kế hoạch và chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty Bảng tổng kết đánh giá về những thành tựu đạt được của các chiến lược kinh doanh Giấy tờ và tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa Biên bản thỏa ước về kế hoạch hợp tác kinh doanh, hình thức phân chia lợi nhuận | 5 năm |
IV. Quy định xử phạt về vi phạm quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp
1. Vi phạm không lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp
Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại trụ sở chính hoặc tại địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty sẽ bị phạt từ 30.000.000 - 50.000.000 đồng (căn cứ Điểm D Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
2. Vi phạm quy định lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán
Trường hợp doanh nghiệp vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, việc xử phạt sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, cụ thể:
➧ Phạt cảnh cáo đối với hành vi:
Chậm đưa các loại tài liệu kế toán vào lưu trữ từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.➧ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi có một trong các hành vi vi phạm như sau:
Lưu trữ các loại tài liệu kế toán không đúng và đủ theo quy định;Không đảm bảo sự an toàn của tài liệu kế toán trong quá trình bảo quản, để hư hỏng, mất tài liệu trong thời hạn lưu trữ;Sử dụng các loại tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ sai quy định;Không tiến hành tổ chức kiểm kê, phân loại và phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.➧ Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với các hành vi vi phạm như:
Không thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán của công ty theo đúng quy định, cụ thể:Không thực hiện thành lập hội đồng tiêu hủy;Không thực hiện chuẩn phương pháp tiêu hủy;Không lập biên bản tiêu hủy.V. Câu hỏi thường gặp về quy định lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ, tài liệu
1. Doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ ở đâu?
Doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ tại trụ sở chính hoặc các địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh công ty được thành lập trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Doanh nghiệp có được lựa chọn thời gian lưu trữ hồ sơ không?
Doanh nghiệp không được lựa chọn thời gian lưu trữ hồ sơ. Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp phụ thuộc và giá trị từng loại hồ sơ đối với đơn vị, có thể từ 5 năm đến vĩnh viễn theo quy định của pháp luật.
Chứng từ kế toán là gì? Luật Kế toán quy định về chứng từ kế toán như thế nào? – Ngọc Thảo (Sóc Trăng)
Chứng từ kế toán là gì? Quy định về chứng từ kế toán theo Luật Kế toán
1. Chứng từ kế toán là gì?
Theo khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
2. Nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
(Điều 16 Luật kế toán 2015)
3. Biểu mẫu chứng từ kế toán
3.1. Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200
TÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN | SỐ HIỆU |
I. Lao động tiền lương | |
Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
Giấy đi đường | 04-LĐTL |
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
II. Hàng tồn kho | |
Phiếu nhập kho | 01-VT |
Phiếu xuất kho | 02-VT |
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 03-VT |
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 05-VT |
Bảng kê mua hàng | 06-VT |
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
III. Bán hàng | |
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
Thẻ quầy hàng | 02-BH |
IV. Tiền tệ | |
Phiếu thu | 01-TT |
Phiếu chi | 02-TT |
Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
Biên lai thu tiền | 06-TT |
Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) | 08b-TT |
Bảng kê chi tiền | 09-TT |
V. Tài sản cố định | |
Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
3.2. Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 133
TÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN | SỐ HIỆU |
I. Lao động tiền lương | |
Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
Giấy đi đường | 04-LĐTL |
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
II. Hàng tồn kho | |
Phiếu nhập kho | 01-VT |
Phiếu xuất kho | 02-VT |
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 03-VT |
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 05-VT |
Bảng kê mua hàng | 06-VT |
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
III. Bán hàng | |
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
Thẻ quầy hàng | 02-BH |
IV. Tiền tệ | |
Phiếu thu | 01-TT |
Phiếu chi | 02-TT |
Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
Biên lai thu tiền | 06-TT |
Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý | 07-TT |
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) | 08b-TT |
Bảng kê chi tiền | 09-TT |
V. Tài sản cố định | |
Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
4. Điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán
- Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi:
+ Có các nội dung quy định tại mục (2);
+ Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
- Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
- Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
(Điều 17 Luật kế toán 2015)
5. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định tại Điều 18 Luật Kế toán 2015 như sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung như mục (2).
Xem thêm: #7+ Nguyên Tắc Trọng Yếu Trong Kế Toán Là Gì, Trọng Yếu Là Gì Trong Kiểm Toán
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại mục (3), khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật kế toán 2015.
Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật kế toán 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
6. Ký chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.
Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.
Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
(Điều 19 Luật kế toán 2015)
7. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán được quy định tại Điều 21 Luật kế toán 2015 như sau:
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
