Lưu trữ hội chứng từ kế toán khoa học là yêu thương cầu cần thiết đối với kế toán. Hiện thời có tương đối nhiều cách tàng trữ chứng từ kế toán tài chính khác nhau. Tuy nhiên, từng cách lưu trữ chứng trường đoản cú kế toán sẽ sở hữu được những ưu thế và điểm yếu riêng. Bài viết này kế toán tài chính Lê Ánh sẽ hướng dẫn chúng ta cách tàng trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ dàng tìm kiếm, được vận dụng nhiều tuyệt nhất hiện nay. Với cách lưu trữ chứng từ kế toán này, công việc Kế toán của bạn sẽ bớt vất vả hơn.
1. Cách tàng trữ tờ khai thuế GTGT
Kế toán tàng trữ bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:
Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;Hóa solo đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và thu xếp theo thiết bị tự ở bảng kê cài vào, cung cấp ra.Bạn đang xem: Phương pháp lưu trữ hồ sơ kế toán
2. Cách lưu trữ các tờ khai thuế khác:
Các tờ khai thuế không giống như thông báo phát hành hóa đơn, report tình hình áp dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm
Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy chống để tạo thành các loại.
3. Cách lưu trừ chứng từ ngân hàng:
Bộ hội chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: hồ sơ tiền gửi cùng hồ sơ chi phí vay
• Đối với hồ sơ tiền gửi:
Tùy vào số lượng chứng từ mà các bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng xuất xắc theo quý
Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng phù hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo vật dụng tự của tờ sao kê.
• Đối với hồ sơ tiền vay:
Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và những hồ sơ khác đính kèm được thu xếp theo đồ vật tự thời hạn cho từng vừa lòng đồng vay.
Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là những số liệu chế biến, cho nên vì vậy với các sách vở và giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội cỗ hoặc dùng các cách tiến công dấu, tránh bị nhầm khi trình mang đến cơ quan tiền thuế.
4. Cách tàng trữ Phiếu thu, chi tiền
Thông thường, phiếu thu đưa ra tiền sẽ tiến hành đóng thành quyển theo mon theo thứ tự số phiếu thu chi:
Cụ thể bí quyết lưu trong một tháng như sau:
Sổ quỹ tiền mặt theo mon -> Phiếu thu + chi bao gồm kèm các hóa 1-1 photo, bảng thanh toán giao dịch lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ không giống (nếu có)
5. Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho
Được đóng góp theo từng mon theo vật dụng tự số phiếu nhập xuất kho:
Cụ thể:
Phiếu nhập kho:
+ Đối với mua ngoài: buộc phải kẹp cùng hóa đối kháng GTGT (photo) – hóa đối kháng mua hàng, hóa đối kháng vận gửi (nếu có), biên phiên bản giao mặt hàng của NCC, phiếu kiểm định hóa học lượng, chứng từ CO, CQ (nếu có)
+ Đối với nhập kho thành phẩm: đề nghị lưu phiếu tính túi tiền nhập kho kèm theo. Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra output (photo), biên bản giao hàng….
6. Cách tàng trữ hợp đồng download vào chào bán ra
Các bạn cần lưu đúng theo đồng sở hữu vào, bán ra, báo giá, thanh lý phù hợp đồng và những phụ lục đi kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ tiến hành lưu vào cặp càng cua.
- Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và giữ trữ tại phòng kế toán của DN. Vào trường hợp tất cả từ 2 phiên bản gốc của hòa hợp đồng trở lên trên thì phòng Kế toán sẽ giữ 1 bản, phiên bản còn lại rất có thể lưu trên các bộ phận khác theo yêu thương cầu.
- phù hợp đồng được tập hợp và phân loại theo từng dự án, Kế toán đề nghị tạo folder lưu trữ riêng với dán tên dự án công trình ở gáy để dễ tổ chức, theo dõi.
- Kế toán không nên cho các thành phần khác mang hợp đồng gốc ra ngoài để tránh chứng trạng mất bệnh từ gốc.
- kế toán tài chính lưu hòa hợp đồng kinh tế tài chính đồng bộ cùng các tài liệu sau:
Hình ảnh Trung tâm đào chế tạo ra kế toán tổng hợp thực hành thực tế Lê Ánh
Cách tàng trữ chứng từ kế toán
Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá....Hợp đồng gốcCác phụ lục ký thêm
Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lýCác chứng từ nộp thuế (nếu có)Các hoá đối chọi đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
Bảng tính lãi vay mượn thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay mượn NHCác biên bản thoả thuân khác nếu cóCác hồ sơ chứng từ khác có liên quan
7. Cách tàng trữ chứng tự lương
Kế toán theo dõi, thu xếp chứng từ lương như sau:
- hàng năm, kế toán chế tác một folder lương mang đến từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng trong năm
- Để dễ theo dỗi, kế toán dùng các chia file để giữ các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có tương quan đến lương trong thời hạn đó.
- bệnh từ lương lưu các tháng cần lưu gồm những: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo (nếu giao dịch qua ngân hàng), các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động. Bên cạnh đó là các chứng trường đoản cú khác bao gồm phát sinh tăng hoặc sút lương của fan lao động.
8. Cách lưu trữ sổ sách kế toán
Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán tài chính trong phần mềm sẽ được ấn ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, chúng ta cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem sẽ đúng, đủ hay chưa.
9. Cách lưu trữ hồ sơ tài sản cố định
Tờ trình được phê duyệt cài đặt TS
Các QĐ phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu thương cầu của DNHợp đồng mua tài sản ký kết kết với những người bánTài liệu kỹ thuật về tiêu tốn nhiên liệu của tài sản
Biên bản thanh lý hợp đồng thiết lập bán tài sản
Biên phiên bản giao nhấn TS thân bên buôn bán và DNBiên bản bàn giao gửi vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao bởi Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
Mã tài sản theo sổ sách kế toán
Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳThẻ theo dõi tài sản cố định
Bộ hồ sơ thanh lý tài sản: Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá 1-1 thanh lý photo
QĐ luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
Các hội chứng từ khác liên quan.
Cách tàng trữ Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:
- làm hồ sơ của từng nhân viên;
- vừa lòng đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao cồn (nếu có)
- thông tin bảo hiểm và những mẫu biêu khai tăng, bớt bảo hiểm, đk thang bảng lương
- Bảng đk mã số thuế cá nhân cho lao động
- tình hình biến động nhân sự đến từng mon …..
Cách tàng trữ chứng tự thanh toán10. Các phiếu chi, UNC lưu giữ cùng:
Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.Trong trường hợp doanh nghiệp có tương đối nhiều lần bỏ ra tiền cho 1 kế hoạch tổng thể và toàn diện đã được phê duyệt thì cần kèm theo bản photo của kế hoạch đó ở mỗi lần chi cùng có bạn dạng ký xác thực từng khoản mục đã đưa ra trên tờ trình tổng thế.Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận tác dụng trong doanh nghiệp.Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theoXác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay
11. Những phiếu thu, giấy báo tất cả lưu cùng:
Hợp đồng cung cấp hàngHóa đơn GTGTCác bệnh từ khác liên quan
12. Cách tàng trữ chứng trường đoản cú công nợ
Kế toán tàng trữ hồ sơ công nợ theo một thư mục riêng và tạo thành các tệp tin như sau:
Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý nămCác biên bản thoả thuân đối trừ công nợCác quyết định xử lý công nợCác công văn đòi nợ từng lần của các món nợ
Trên đây là 12 cỗ hồ sơ thông dụng cùng cách thu xếp lưu trữ hội chứng từ kế toán khoa học. Hy vọng nội dung bài viết này đã giúp chúng ta tự tin trong việc lưu trữ hội chứng từ kế toán, từ đó giúp quá trình kế toán trở lên thanh thanh và kết quả hơn.
Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!
Bạn rất có thể tham khảo khóa học kế toán cho tất cả những người chưa biết gì do giáo viên là kế toán trưởng tại kế toán Lê Ánh nhằm được lí giải và giải đáp những thắc mắc
Từ khóa liên quan: lưu trữ chứng trường đoản cú kế toán, lưu trữ chứng từ bỏ kế toán kỹ thuật , khoa hoc xuat nhap khau
Loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ và thời hạn tàng trữ là bao lâu? – Tú Quỳnh (Bình Dương)
03 phương pháp về lưu trữ tài liệu kế toán
Về vụ việc này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT lời giải như sau:
1. Một số loại tài liệu kế toán yêu cầu lưu trữ
Loại tài liệu kế toán tài chính phải tàng trữ bao gồm:
- bệnh từ kế toán.
- Sổ kế toán đưa ra tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng đúng theo quyết toán ngân sách.
- Tài liệu không giống có tương quan đến kế toán bao gồm:
+ những loại hợp đồng;
+ báo cáo kế toán quản ngại trị;
+ hồ nước sơ, report quyết toán dự án hoàn thành, dự án đặc biệt quan trọng quốc gia;
+ report kết trái kiểm kê và đánh giá tài sản;
+ các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
+ Biên bạn dạng tiêu bỏ tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ bỏ lợi nhuận, phân phối những quỹ từ bỏ lợi nhuận;
+ những tài liệu tương quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp duy nhất sáp nhập, hoàn thành hoạt động, gửi đổi bề ngoài sở hữu, biến hóa loại hình công ty hoặc biến đổi đơn vị;
+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và áp dụng kinh phí, vốn, quỹ;
+ Tài liệu tương quan đến nhiệm vụ thuế, phí, lệ giá tiền và nhiệm vụ khác đối với Nhà nước và những tài liệu khác.
(Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)
2. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
Nơi tàng trữ tài liệu kế toán được lao lý tại Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
- Tài liệu kế toán của đơn vị nào được tàng trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán tài chính phải đảm bảo an toàn có không hề thiếu thiết bị bảo quản và bảo đảm bình an trong quá trình lưu trữ theo hiện tượng của pháp luật.
Trường hợp đơn vị chức năng không tổ chức phần tử hoặc kho tàng trữ tại đơn vị chức năng thì rất có thể thuê tổ chức, cơ sở lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cửa hàng hợp đồng lưu trữ theo giải pháp của pháp luật.
- tư liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, trụ sở và văn phòng và công sở đại diện của khách hàng nước ngoài hoạt động tại nước ta trong thời gian hoạt động tại việt nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký ra đời doanh nghiệp hoặc Giấy triệu chứng nhận chuyển động chi nhánh, văn phòng đại diện thay mặt đã được cấp cần được tàng trữ tại đơn vị kế toán ở việt nam hoặc thuê tổ chức triển khai lưu trữ tại việt nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán.
Khi ngừng hoạt đụng tại việt Nam, người đại diện theo điều khoản của solo vị đưa ra quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán tài chính trừ ngôi trường hợp quy định có khí cụ khác.
- Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, xong xuôi hoạt đụng hoặc các dự án dứt hoạt động bao hàm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm vẫn đang còn trong thời hạn lưu trữ và tư liệu kế toán liên quan đến bài toán giải thể phá sản, chấm dứt, ngừng hoạt đụng được tàng trữ tại nơi vày người đại diện thay mặt theo luật pháp của đơn vị chức năng kế toán đưa ra quyết định hoặc theo ra quyết định của cơ quan bao gồm thẩm quyền quyết định dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
- Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng chuyển đổi hiệ tượng sở hữu, thay đổi loại hình doanh nghiệp hoặc thay đổi loại hình đối chọi vị bao hàm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm vẫn đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán tương quan đến gửi đổi vẻ ngoài sở hữu, biến hóa loại hình doanh nghiệp lớn hoặc thay đổi đơn vị được tàng trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi bởi vì cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi bề ngoài sở hữu, thay đổi loại hình công ty lớn hoặc đổi khác đơn vị quyết định.
- tư liệu kế toán của các kỳ kế toán tài chính năm đang còn trong thời hạn lưu lại trữ của những đơn vị được chia, tách:
+ giả dụ tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì tàng trữ tại đơn vị mới;
+ nếu như tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị chức năng kế toán bị phân chia hoặc bị bóc hoặc trên nơi vị cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách bóc đơn vị quyết định.
Tài liệu kế toán tương quan đến chia đơn vị chức năng kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tư liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán tài chính thì được tàng trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị chức năng kế toán mới.
- tài liệu kế toán của những kỳ kế toán năm vẫn đang còn trong thời hạn tàng trữ và tư liệu kế toán liên quan đến phù hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị chức năng kế toán hòa hợp nhất.
- Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng cần được tàng trữ theo hiện tượng của lao lý liên quan.
3. Thời hạn tàng trữ tài liệu kế toán
Thời hạn tàng trữ tài liệu kế toán so với mỗi một số loại tài liệu kế toán như sau:
3.1. Tài liệu kế toán phải tàng trữ tối thiểu 5 năm
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm:
- triệu chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu giữ trong tập tài liệu kế toán của thành phần kế toán.
- tài liệu kế toán sử dụng cho quản lí lý, điều hành và quản lý của đơn vị chức năng kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán với lập report tài chính.
- Trường đúng theo tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà điều khoản khác luật phải tàng trữ trên 5 năm thì tiến hành lưu trữ theo giải pháp đó.
(Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)
3.2. Tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Tài liệu kế toán phải tàng trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:
- chứng từ kế toán thực hiện trực tiếp để ghi sổ kế toán với lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp đưa ra tiết, các sổ kế toán đưa ra tiết, những sổ kế toán tổng hợp, report tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, report quyết toán, report tự kiểm soát kế toán, biên bạn dạng tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác áp dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán với lập báo cáo tài chính.
- tư liệu kế toán tương quan đến thanh lý, nhượng bán gia tài cố định; report kết quả kiểm kê và nhận xét tài sản.
- Tài liệu kế toán tài chính của đơn vị chức năng chủ đầu tư, bao hàm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm với tài liệu kế toán tài chính về report quyết toán dự án dứt thuộc nhóm B, C.
- tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, phù hợp nhất, sáp nhập, đưa đổi hình thức sở hữu, biến hóa loại hình doanh nghiệp hoặc đổi khác đơn vị, giải thể, phá sản, dứt hoạt động, kết thúc dự án.
- Tài liệu liên quan tại đơn vị chức năng như hồ sơ truy thuế kiểm toán của kiểm toán Nhà nước, làm hồ sơ thanh tra, kiểm tra, thống kê giám sát của ban ngành nhà nước bao gồm thẩm quyền hoặc hồ nước sơ của những tổ chức truy thuế kiểm toán độc lập.
- những tài liệu khác không được vẻ ngoài tại Điều 12 với Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- ngôi trường hợp những tài liệu kế toán tài chính trên mà lao lý khác pháp luật phải tàng trữ trên 10 năm thì triển khai lưu trữ theo điều khoản đó.
(Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)
3.3. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
- Đối với đơn vị chức năng kế toán trong nghành kế toán bên nước, tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:
+ report tổng quyết toán túi tiền nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, report quyết toán chi phí địa phương đã có được Hội đồng nhân dân những cấp phê chuẩn;
+ hồ sơ, report quyết toán dự án dứt thuộc team A, dự án đặc biệt quốc gia;
+ Tài liệu kế toán khác bao gồm tính sử liệu, có ý nghĩa sâu sắc quan trọng về khiếp tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác minh tài liệu kế toán khác phải tàng trữ vĩnh viễn vị người thay mặt đại diện theo quy định của đơn vị chức năng kế toán, do ngành hoặc địa phương ra quyết định trên cơ sở xác minh tính hóa học sử liệu, chân thành và ý nghĩa quan trọng về gớm tế, an ninh, quốc phòng.
- Đối với chuyển động kinh doanh, tài liệu kế toán phải tàng trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán bao gồm tính sử liệu, có ý nghĩa sâu sắc quan trọng về ghê tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác minh tài liệu kế toán phải tàng trữ vĩnh viễn do fan đứng đầu hoặc người đại diện thay mặt theo lao lý của đơn vị chức năng kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và chân thành và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, tin tức để ra quyết định cho từng ngôi trường hợp ví dụ và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác tàng trữ dưới hình thức bạn dạng gốc hoặc bề ngoài khác.
- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn tàng trữ trên 10 năm cho tới khi tài liệu kế toán bị tàn phá tự nhiên.
(Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)
Chứng từ kế toán tài chính là hóa đơn có thể được tàng trữ trong thời hạn bao lâu? hết thời hạn tàng trữ thì có thể tiêu hủy không?
Những loại tài liệu kế toán tài chính phải tàng trữ theo quy định mới nhất hiện nay bao gồm những gì? Tài liệu kế toán tài chính nào phải tàng trữ tối thiểu 5 năm?
