Biện pháp 1: Sắp xếp hồ sơ, chứng từ tài chính kế toán để bảo quản theo các đầu mục cụ thể.
Bạn đang xem: Sáng kiến lưu trữ hồ sơ kế toán
Để đảm bảo cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính được khoa học chính xác, thuận lợi khi cần lấy thông tin phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, nắm bắt được việc sử dụng ngân sách thì công việc đầu tiên đó là phải sắp xếp toàn bộ hồ sơ chứng từ tài chính kế toán theo từng đầu mục cụ thể theo từng mảng công việc mà nhân viên kế toán đã thực hiện. Chúng tôi sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán theo các đầu mục như sau:
Các loại chứng từ liên quan đến công việc của kế toán:
Các loại chứng từ lên quan đến công việc của kế toán có rất nhiều nên trong mục này chúng tôi tiếp tục phân loại thành các mục chi tiết hơn giúp cho việc lưu trữ và bảo quản được thuận lợi hơn:
a. Quyết định phân bổ, điều chỉnh giao dự toán cho đơn vị.
Vào tháng đầu tiên của quý I hằng năm Phòng giáo dục huyện sẽ ra quyết định phân bổ giao dự toán ngân sách cho đơn vị chúng tôi, ngoài ra trong năm tài chính sẽ có thêm những quyết định bổ sung, thay đổi. Tôi sẽ tập hợp quyết định này cùng các quyết định bổ sung theo thứ tự từ quyết định đầu tiên đến quyết định cuối cùng rồi đóng quyển lưu trữ theo từng năm.
b. Chứng từ thu của đơn vị.
Các chứng từ thu của đơn vị chúng tôi chính là các phiếu rút tiền mặt từ ngân sách Nhà nước phục vụ cho các hoạt động của đơn vị. Trong đơn vị tôi có tiền ăn bán trú và tiền hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh là hai khoản chủ yếu sẽ rút tiền mặt từ ngân sách Nhà nước qua kho bạc. Để rút được tiền từ kho bạc nhà nước thì chứng từ rút tiền ăn bán trú của đơn vị tôi gồm có: Bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm ăn của học sinh từng điểm bản và tổng hợp của toàn trường, bảng tổng hợp nhập kho, xuất kho của từng điểm bản tất cả những giấy tờ đó phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan như giáo viên chủ nhiệm, đại diện cha mẹ học sinh, thủ kho, người mua hàng, chủ cửa hàng cung cấp thực phẩm, kế toán có xác nhận của Ban giám hiệu nhà trường. Sau khi thực hiện đầy đủ các chứng từ theo quy định kế toán sẽ làm giấy rút dự toán ngân sách có đầy đủ chữ ký của kế toán, chủ tài khoản sau đó thủ quỹ nhà trường đi rút tiền mặt từ kho bạc về kế toán làm phiếu thu có chữ ký của kế toán, thủ quỹ, Hiệu trưởng ký nhận rồi mới được nhập quỹ tiền mặt, hằng tháng tôi sẽ kiểm tra lại tính chính xác, đầy đủ của các chứng từ này và sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng thực hiện công việc.
Sau khi kết thúc quý tôi sẽ đóng quyển và ghi sổ theo từng quý I, II, III, IV. Khi hết năm tài chính tôi sẽ tổng hợp thành bảng xem trong năm đó đã rút tiền mặt hết bao nhiêu tiền, từ nguồn nào, còn bao nhiêu tiền để cân đối ngân sách. Cuối cùng tôi sẽ lưu vào tủ hồ sơ để bảo quản lâu dài.
Xem thêm: Bluesky công ty bluesky là gì, blue sky corporation (blue sky corp
c. Chứng từ chi của đơn vị.
Chứng từ chi bằng tiền mặt trong đơn vị chúng tôi chính là các phiếu chi cho các cửa hàng cung cấp thực phẩm cho học sinh ăn bán trú, sau khi rút tiền mặt từ kho bạc nhà nước chúng tôi sẽ tiến hành chi trả tiền mặt cho các cửa hàng cung cấp thực phẩm, khi chi trả tiền mặt cho chủ cửa hàng tôi yêu cầu chủ của hàng phải ký nhận vào sổ và xin xác nhận của nhà trường. Khi chi trả xong chúng tôi sẽ tập hợp các phiếu chi theo từng quý, từng năm tài chính, đóng quyển lưu trữ vào tủ hồ sơ.
Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tài chính kế toán để các đồng chí kế toán các đơn vị trường học được giao lưu chia sẻ kinh nghiệm của bản thân với các đồng nghiệp đồng thời tháo gỡ các khó khăn vướng mắc đang gặp phải của bản thân. Tạo điều kiện để đề tài được ứng dụng, triển khai rộng hơn trong các đơn vị trường học.7.2 Với Ban giám hiệu nhà trường- Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán được tham gia các lớp bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ tài chính kế toán do các cấp tổ chức.- Tạo điều kiện để nhân viên kế toán đi học nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.Đầu tư mua sắm các trang thiết bị, máy móc, tài liệu, đồ dùng, dụng cụ phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán nói chung và công tác bảo quản lưu trữ hồ sơ tài chính nói riêng trong nhà trường.Trên đây là một số biện pháp chúng tôi đã nghiên cứu để nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ chứng từ tài chính nói riêng và công tác kế toán nói chung, để đề tài được áp dụng và triển khai vào thực tiễn. Rất mong được sự góp ý của Hội đồng khoa học ngành để bản sáng kiến được hoàn thiện hơn, và sự thông cảm, chia sẻ của đồng nghiệp.8. Tài liệu kèm: Không
Trên đây là nội dung, hiệu quả do chính chúng tôi thực hiện không sao chép hoặc vi phạm bản quyền.XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊÁP DỤNG SÁNG KIẾNTÁC GIẢ SÁNG KIẾNĐoàn Mạnh Linh Đoàn Thị Xen
Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
Để quản lý tốt chứng từ, sổ sách kế toán không phải đơn thuần bởi những nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp. Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí trong nhà trường, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm, giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như sau:
Xây dựng kế hoạch quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị thật cụ thể ngay từ đầu năm, trình lãnh đạo duyệt và cùng mọi người phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm, kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học, là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý thức trước được công việc của mình. Tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối hợp với các bộ phận có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả.
Thường xuyên cập nhật, sắp xếp, nghiên cứu các văn bản qui định về công tác tài chính hiện hành để thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc thường xuyên cập nhật văn bản, tài liệu qui định hiện hành rất quan trọng đối với người làm công tác kế toán và công tác tham mưu. Nếu không nắm rõ các văn bản qui định hiện hành thì chúng ta sẽ mắc những sai lầm nghiêm trọng trong công tác của mình. Việc sắp xếp văn bản cũng rất quan trọng, khi cập nhật xong văn bản in văn bản ra, phân loại văn bản, lưu vào từng tệp riêng, trên mỗi tệp đều phải có bìa sơ mi và bảng kê ghi rõ: Số thứ tự, ngày tháng, nội dung văn bản Để thuận tiện cho việc tìm kiếm và xem văn bản, loại bỏ những văn bản không còn hiệu lực để tránh gây nhầm lẫn khi thực hiện. Những văn bản thường xuyên xem và quan trọng thì nên dùng bút phản quang tô đậm để dễ dàng tìm kiếm.
Chứng từ, sổ sách kế toán có rất nhiều biểu mẫu, sổ sách, tài liệu, chúng liên quan mật thiết với nhau, công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao do đó khâu lập chứng từ, sổ sách kế toán và phân loại là khâu rất quan trọng. Làm tốt khâu này sẽ giúp cho công tác tài chính được chính xác, ít sai sót, giúp cho công tác quản lý tốt hồ sơ và lưu trữ đầy đủ, chính xác.
Hàng quý kế toán phải kiểm tra xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ. Hàng năm kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ và tự niêm phong cẩn thận. Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin cho các cấp lãnh đạo.Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ quan, đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh.Công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan Nhà nước nói chung và đơn vị trường học nói riêng là rất quan trọng song việc sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán lại đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế toán không phải lưu trữ 5 năm, 10 năm mà phải lưu trữ từ 20 năm, 30 năm và lâu hơn nữa. Nhận thức được vấn đề trên tôi thấy cần phải có những giải pháp để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán tốt không thể thiếu trong mọi lĩnh vực, mọi loại hình hoạt động, sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt, khoa học sẽ thúc đẩy nhanh tiến trình đổi mới của đất nước nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp góp phần thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.3. Nội dung và hình thức của giải pháp.a. Mục tiêu của giải pháp.Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số liệu được phản ánh ghi lại trong quá trình thu - chi của đơn vị, là những chứng cứ để lưu trữ hàng chục năm sau nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành và các khoản công tác phí... để thanh quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ sổ, sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài.Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị tương đương như tiền, là các số liệu thực tế được phản ánh ghi chép lại trong quá trình thu - chi tài chính của đơn vị nhà trường, là những chứng cứ để lưu trữ hàng chục năm sau nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương, các khoản phụ cấp, cho cán bộ, giáo viên, nhân viên theo chế độ hiện hành của nhà nước chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi xây dựng, chi sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi cho công tác thi đua khen thưởng của nhà trường và các khoản chi khác... Để thanh quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ sổ, sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài.b. Nội dung và cách thực hiện giải pháp. Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán của Trường THCS Ngô Mây thực hiện một số nội dung và phương pháp như sau:Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối kết hợp với các ban ngành có liên quan như: Hội phụ huynh học sinh, UBND Phường, Ban giám hiệu và các ban ngành khác trong nhà trường nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học phù hợp và có hiệu quả. Kế toán phải xây dựng và lên kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị mình để mọi người cùng phối hợp và thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo, không ngừng học hỏi và là người có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý thức trước được công việc của mình.Muốn làm tốt được công tác bảo quản, quản lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán lâu dài thì trước hết kế toán phải sắp xếp chứng từ, một cách khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục rõ ràng chứng từ sổ sách kế toán do quỹ hội cha mẹ học sinh đóng góp trong năm học và chứng từ sổ sách kế toán ngân sách Nhà nước cấp, sau đó niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quí, từng năm (theo năm học đối với các loại quỹ thỏa thuận do cha mẹ học sinh đóng góp trong năm học và năm tài chính đối với các loại quỹ do ngân sách Nhà nước cấp) trong và ngoài bìa, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, hạng để dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ nào đó ta dể dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời không mất thời gian. Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu theo dõi trong hệ thống máy tính của đơn vị nhà trường.Hàng tháng, quí, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ hồ sơ sổ sách kế toán, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì phải có biện pháp xử lý trong thời gian nhanh nhất và kịp thời nhất.Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ được sắp xếp gọn gàn, ngăn nắp, sạch đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc, từ đó đến nay luôn bảo quản tốt. Chứng từ kế toán được sắp xếp theo từng tháng, từng quí và từng năm không bị thất thoát, mất mát, không bị hư hỏng rất an toàn trong mấy năm qua.Những kết quả trên tôi đã đạt được không thể không nói đến sự quan tâm của BGH nhà trường, Hội cha mẹ học sinh nhà trường và được sự phối hợp tốt với các bộ phận có liên quan nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong năm học 2018 – 2019. Từ đó giúp cho tôi bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán được hoàn thiện hơn và khoa học hơn rất nhiều.Trên đây là một số giải pháp mà bản thân tôi đã đúc kết từ thực tế trong công tác nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu mà tôi tập hợp lại để cùng trao đổi với đồng nghiệp, tuy không phải là những chuẩn mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó là những việc làm thiết thực đối với bản thân tôi nói riêng và đối với mỗi người làm kế toán nói chung bởi khi tôi áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã thu được những hiệu quả tối ưu, đó là bản thân luôn hình thành cho mình thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, sử lý công việc nhanh, gọn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.Trước khi áp dụng giải pháp này bản thân tôi thấy việc sắp xếp hồ sơ sổ sách chứng từ kế toán không được ngăn nắp, khoa học cho lắm. Sau khi ứng dụng, hồ sơ luôn sắp
